Ujian keterampilan sekretaris Jepang (Hisho Kentei) level 3 adalah sertifikat pertama yang cukup berguna bagi pencari kerja di Jepang yang punya autisme, ADHD, atau kondisi perkembangan saraf lain. Aturan kantor yang biasanya "harus paham sendiri" diubah menjadi jawaban jelas beserta alasannya. Versi komputer biayanya 3.600 yen, 90 menit, dan hasilnya keluar hari itu juga. Berikut isi ujiannya, cara memakainya dalam rekrutmen penyandang disabilitas di Jepang, rencana belajar lima minggu, bagian yang sering bikin bingung, cara meminta penyesuaian saat ujian, dan hal yang tidak bisa diselesaikan oleh sertifikat.
Ujian apa ini
Penyelenggaranya adalah Asosiasi Ujian Keterampilan Praktis Jepang, sebuah yayasan kepentingan umum. Meski namanya "sekretaris", isinya adalah dasar bersikap di perusahaan Jepang mana pun.
- Lima bidang: sikap kerja, pengetahuan pekerjaan, pengetahuan umum, bahasa sopan dan melayani tamu, serta keterampilan praktis seperti telepon dan dokumen
- Syarat lulus: minimal 60% di masing-masing dari dua bagian (pengetahuan dan praktik melayani)
- Ujian kertas: 3.800 yen, pukul 11.50–13.50 termasuk penjelasan 10 menit, pilihan ganda dan jawaban tertulis singkat
- Ujian komputer (CBT): 3.600 yen termasuk biaya 800 yen, 33 soal (31 pilihan ganda, 2 tertulis) dalam 90 menit, di pusat ujian di seluruh Jepang pada hari pilihanmu, dengan hasil langsung
- Jadwal ujian kertas tahun fiskal 2026: 15 November 2026 (pendaftaran ditutup 13 Oktober) dan 7 Februari 2027 khusus level 2 dan 3, dengan pendaftaran 7 Desember 2026 sampai 12 Januari 2027
- Tingkat kelulusan: pada ujian 21 Juni 2026, 3.553 dari 4.750 peserta level 3 lulus, atau 74,8%
Tiga dari empat orang lulus, jadi cocok sebagai sertifikat pertama bagi yang belum pernah belajar untuk ujian semacam ini.
Kenapa cocok untuk yang sulit menangkap aturan tak tertulis
Contoh soal resmi level 3 seperti ini:
- Klien menanyakan nomor HP pribadi atasanmu. Apa jawabanmu?
- Kamu mengangkat telepon dan tidak ada yang bicara. Berapa lama menunggu, dan bagaimana menutupnya?
- Apa yang ditulis di subjek email internal?
- Saat membicarakan atasan kepada tamu, cara bicara mana yang benar?
Di kantor, inilah momen ketika orang bilang "masa gitu aja nggak tahu" tanpa menjelaskan alasannya. Buku ujian ini memberi jawaban benar dan alasannya. Kalau membaca suasana terasa sulit, kamu bisa mempelajarinya sebagai aturan dan memakainya dengan yakin.
Jawabannya juga konkret. "Bersikaplah sopan" itu samar. "Jangan berikan nomor atasan; tawarkan agar atasan yang menelepon balik" adalah tindakan yang mudah diingat dan diulang.
Cara memakainya dalam rekrutmen penyandang disabilitas di Jepang
Sejak Juli 2026, perusahaan swasta di Jepang dengan 37,5 karyawan atau lebih wajib memiliki minimal 2,7% karyawan penyandang disabilitas. Pekerjaan kantor adalah jalur yang umum, dan pewawancara sering melihat apakah kamu bisa melapor, menerima telepon, dan berbahasa sopan.
Level 3 membantu karena:
- Bisa ditulis di CV: didukung Kementerian Pendidikan Jepang dan mudah dipahami untuk lowongan administrasi
- Jadi bahan wawancara: "Saya belajar menyampaikan kesimpulan dulu saat melapor" adalah poin yang konkret
- Nyambung dengan pelatihan kerja: program dukungan transisi kerja di Jepang (biasanya sampai dua tahun) melatih salam dan cara melapor, dan buku ujian membahas situasi yang sama
- Menambah percaya diri: lulus adalah hasil nyata di awal mencari kerja
Rencana belajar lima minggu
Targetkan sekitar 30 menit sehari. Saat sedang capek, 15 menit tetap lebih baik daripada berhenti.
| Minggu | Yang dilakukan |
|---|---|
| 1 | Baca contoh soal resmi dan satu buku level 2 dan 3. Lihat sekilas kelima bidang, tandai kata yang belum kamu tahu |
| 2 | Kerjakan soal tahun lalu per bidang. Untuk tiap kesalahan, tulis satu kartu: situasi, tindakan benar, alasan |
| 3 | Buat tabel bahasa sopan sendiri (bicara dengan rekan kerja / membicarakan atasan kepada orang luar). Bacakan kartu dengan suara keras |
| 4 | Latihan soal tertulis: catatan pesan telepon, satu kalimat terima kasih, subjek email. Hafalkan tiga atau empat pola |
| 5 | Kerjakan satu atau dua simulasi dengan waktu. Kalau ikut versi komputer, latihan menjawab di layar |
Minta pendamping atau keluarga berperan sebagai tamu, lalu peragakan kartu-kartumu. Dengan begitu latihannya terpakai di tempat kerja sungguhan, bukan hanya di ujian.
Bagian yang sering bikin bingung dan solusinya
- Tertukar antara "paling tepat" dan "paling tidak tepat": lingkari kata itu sebelum membaca pilihan
- Kehilangan alur di soal panjang: garis bawahi siapa meminta apa kepada siapa
- Membicarakan atasan kepada orang luar: dalam etika kerja Jepang, jabatan atasan dihilangkan dan dipakai bahasa merendah. Tabel adalah cara tercepat
- Macet di soal tertulis: hafalkan pola lebih dulu, lalu di hari ujian tinggal mengisinya
- Bising dan ramai di lokasi: versi komputer bisa pilih tanggal dan tempat. Mencoba rute lebih dulu juga membantu
Cara meminta penyesuaian saat ujian
Panduan resmi menyebutkan kebutuhan khusus, seperti penggunaan kursi roda, ditangani satu per satu setelah mendengar kondisimu, dan meminta kamu menghubungi sebelum mendaftar. Untuk versi komputer, kontaknya adalah pusat dukungan peserta dari perusahaan penyelenggara.
Halaman resmi tidak mencantumkan daftar penyesuaian khusus untuk kondisi perkembangan saraf. Jadi tulislah persis apa yang kamu butuhkan, misalnya ruang terpisah, penyumbat telinga atau penutup telinga, atau jeda istirahat, lalu tanyakan apakah memungkinkan sebelum mendaftar. Sejak April 2024, undang-undang Jepang tentang penghapusan diskriminasi terhadap penyandang disabilitas yang direvisi mewajibkan perusahaan dan organisasi memberi penyesuaian yang diperlukan selama tidak terlalu memberatkan. Bertanya itu hal yang wajar.
Yang tidak bisa diselesaikan sertifikat
Jujur saja, lulus level 3 tidak otomatis membuatmu diterima kerja. Perusahaan melihat apakah kamu bisa berangkat kerja dengan stabil, benar-benar melapor dan bertanya, serta bisa menjelaskan kesulitanmu dan cara mengatasinya. Ujian ini juga hanya mengecek apa yang kamu tahu; menemukan kata yang tepat di tengah telepon butuh latihan tersendiri.
Sebagian jawaban contoh berangkat dari sosok sekretaris tradisional yang menyesuaikan diri dengan setiap suasana hati atasan. Di kantor zaman sekarang, tidak perlu meniru semuanya. Yang berguna adalah alasannya.
Meski begitu, untuk merumuskan aturan kantor dengan kata-kata dan membuktikannya dengan kelulusan, level 3 adalah langkah pertama yang bagus. Coba satu contoh soal resmi dan lihat apakah terasa masuk akal.
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/guide
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/example
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/schedule
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/totalize/3050
- https://jitsumu-ginou-kentei.jp/HS/cbt
- https://cbt-s.com/examinee/examination/hisyokentei.html
- https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/jigyounushi/page10.html
- https://www.gov-online.go.jp/article/202402/entry-5611.html
