An der Kasse ist der Bon ein vorbildlicher Zeuge: Stift, Notizbuch, Snack, Einzelpreise, Steuer und Gesamtsumme. Für die Spesen wird dann eine „ordentliche Quittung“ verlangt. Darauf steht nur: „Waren: 10.000 Yen“.
Das Papier wurde befördert und hat dabei sein Gedächtnis verloren.
Zahlung nachweisen ist nicht dasselbe wie Kosten begründen
Ein Zahlungsbeleg kann zeigen, dass Geld geflossen ist. Eine Liste der gekauften Artikel zeigt zusätzlich, wofür. Werden Bürobedarf und Privates gemeinsam bezahlt, hilft ein detaillierter Kassenbon bei der Trennung. Eine bloße Summe kann diese Prüfung nicht leisten.
Ein offizieller Tonfall ersetzt keine fehlenden Einzelposten.
Wozu also eine neue Quittung?
Manchmal braucht man einen Empfängernamen, möchte private Einkaufsdetails schützen oder muss ein bestimmtes Firmenformular verwenden. Das sind nachvollziehbare Gründe. Fragwürdig wird es, wenn man die für die Prüfung wichtigen Angaben dabei wegwirft.
In Japan dürfen bestimmte Einzelhändler unter festgelegten Bedingungen vereinfachte steuerliche Belege ohne Namen des Käufers ausstellen. Die Einzelheiten erklärt die japanische Steuerbehörde. Für deutsche Rechnungen und den Vorsteuerabzug gelten eigene Vorschriften; das japanische Beispiel ersetzt sie nicht.
Ist das Geldwäsche?
Fehlende Einzelposten können eine unberechtigte Spesenabrechnung oder doppelte Erstattung schwerer erkennbar machen. Das ist zunächst ein Problem der Ausgabenkontrolle.
Geldwäsche bezeichnet dagegen das Verschleiern der kriminellen Herkunft von Vermögenswerten oder ihrer wahren Eigentümer. Siehe die Definition der japanischen Polizei. Gefälschte Belege können missbraucht werden. Eine knappe Quittung allein ist aber kein Beweis für Geldwäsche.
Mehr Klarheit statt mehr Papier
Den ursprünglichen Bon mit Einzelposten aufbewahren. Wenn nötig, Namen, geschäftlichen Zweck oder gesetzlich geforderte Dokumente ergänzen. Die Zahlung nur einmal erstatten.
Erst kennt der Bon jeden Artikel. Dann kommt die feine Quittung und kennt nur noch die Summe.
Der Aktenordner nimmt zu. Die Beweiskraft macht Diät.
