「挑戦しろ」と「使うな」の間に、説明がほしい
架空の職場で考えてみる。「仕事の進め方を変えよう」と言われたので、文章の下書きに生成AIを使う案を出した。返事は「AIは禁止」。そこまでで話が終わると、何が問題で、別の方法ならよいのかも分からない。
料理にたとえれば、「新メニューを考えて。ただし厨房には入らないで」という感じだ。ただ、ガス漏れが起きている厨房なら、まず入室を止めるのは当然である。
AIの利用停止にも正当な理由はありうる。問いたいのは、禁止する人のやる気ではない。何を守るための制限で、仕事を進める代替手段は何か。そこを説明できるルールになっているかだ。
禁止が必要な場面と、説明不足を分ける
契約上の制約、扱う情報、安全性を確かめられない環境などから、利用を禁止したり、一時停止したりする判断はありうる。「全面禁止はすべて思考停止」と言い切るのは乱暴だ。
IPAは、個人情報・営業秘密の漏えいや誤情報をAIの課題に挙げている。 NISTは、AIリスクを管理するための任意の枠組みを提供している。
導入を検討するなら、期待する便利さと、対応できない危険を一緒に見る必要がある。制限の見直しを求めることと、現場判断で破ることは別だ。今の社内規則は守り、疑問は定められた窓口へ相談する。個人のスマホなら抜け道になる、という話ではない。
「文章を直すだけ」でも、中身は確認する
同じ文章校正でも、架空の案内文と、顧客の契約内容が入ったメールでは扱いが違う。「議事録の整形」「標準書の下書き」という用途名だけで、安全と決めない。
例えば、人の名前をAさんに置き換えても、部署や出来事から誰の話か分かる場合がある。名前を消したから入力してよい、とは限らない。入力してよい情報の範囲を、会社として決める必要がある。
使う環境の確認も欠かせない。契約、保存先、保持期間、アクセスできる人などを、担当部門が確認する。「法人向け」「ローカル」「学習に使わない」という一つの説明だけで、すべての懸念が解決した扱いにしない。
許可された道具でも、許可された情報と用途で使う。この組み合わせが分からなければ、入力前に止まって聞く。
小さく試すなら、架空の材料から
会社が試行を承認した場合は、個人情報や機密を含まない架空の文面で、言い換えを試す方法がある。表計算なら、作り物の数値で式の考え方を説明させ、別途正しい結果と照合する。
社内資料を丸ごと入れてから「便利だったか」を判定する順番にはしない。公開資料でも、利用やアップロードに問題がないか確認する。社内の承認がないサービスや個人アカウントへ、勝手に移して試すのは避ける。
試行では、下書きが出るまでの時間だけを測らない。確認と修正に何分かかったか、誤りがどこにあったか、手作業と比べてどうだったかも見る。
一分で出た文面を三十分直したなら、その三十分も仕事だ。タイマーが止まるのは、AIが書き終えた瞬間ではなく、使える形に整ったときである。
「人が見る」を、承認のはんこにしない
確認者が内容を判断できなければ、「人間確認済み」という表示だけが立派になる。数字、事実、出典、実際の手順との一致を、必要な知識を持つ人が確かめる。
契約、人事、医療、財務など影響の大きい内容を、AIの回答だけで決めたり、外へ送ったりしない。担当者や専門家の確認、社内の承認手順を経る。これは個別の法的判断を示すものではない。
教育も「便利な聞き方」だけでは足りない。誤りを見つける練習、入力してはいけない情報の見分け方、使わずに進める方法も残す。確認に必要な技能まで、不要になったと決めつけない。
試した結果、その業務には導入しないという結論でもよい。導入件数を増やすこと自体を、仕事の目的にしなくていい。
四つの欄と、困ったときの連絡先
ルール案を話し合うなら、少なくとも次を具体的にする。
- 入力できる情報は何か
- 許可する用途は何か
- どの環境で使うか
- 誰が何を確認するか
さらに、異常や誤入力があったときの停止・報告先と、ルールの見直し時期を決める。問題を隠すために履歴を消したり、相談のために機密をあちこちへコピーしたりせず、決められた手順で速やかに報告する。
現場は、実データを持ち出さずに「この作業で困っている」と用途を提案できる。承認の仕組みと環境を整える責任まで、提案した一人へ押しつけない。
「禁止」「解禁」は大きな看板だ。看板の下に、実際に歩ける道と、入ってはいけない場所が書いてあるか。そこまで決めて、ようやく仕事で使えるルールになる。
