司会進行は「話す役」ではなく「確認する役」
司会進行というと、場を回す、空気を読む、みんなに発言させる、きれいにまとめる、というイメージがあるかもしれません。
しかし、仕事の会議ではそれ以上に大事なことがあります。
それは、以下を確認することです。
- 何のためにやるのか
- 誰に向けたものか
- 何を必ず入れるのか
- 誰が素材を出すのか
- 誰が最終確認するのか
- いつまでに出すのか
- 修正期限はいつか
これらが決まらない会議は、後から手戻りになりやすいです。
質問マシンになる
即興でうまく話そうとすると疲れます。
その代わりに、質問を用意しておきます。
使いやすい質問は以下です。
最終的に判断される方はどなたですか。
これは必ず入れる内容ですか、余裕があれば入れる内容ですか。
この素材はどなたが用意されますか。
素材の送付期限はいつにしますか。
修正確認の期限はいつにしますか。
今回の目的は、〇〇という認識でよいですか。
これらを順番に聞くだけでも、会議はかなり進みます。
最初に言うセリフを用意する
会議の冒頭は緊張しやすいので、あらかじめセリフを作っておくと安心です。
例：
お時間ありがとうございます。 残り日数が限られているので、今日は方向性、入れる内容、素材担当、確認者、期限を確認したいです。
まず、対象は〇〇、使用場面は〇〇、尺は〇分程度という認識です。 今日は、この前提で確認事項を埋めさせてください。
最初の30秒だけ読めれば、その後は質問に移れます。
偉い人に最初に振る
参加者が複数いる会議では、最初に一番決定権がありそうな人に振ります。
まず全体の方向性について、〇〇部長に確認させてください。 今回の方向性は、〇〇という認識で進めてよいでしょうか。
これで会議の軸ができます。
全員に順番に意見を聞くと、話が散りやすいです。
横やりへの返し方
会議中にいろいろな意見が出たら、次のように返します。
ありがとうございます。 今回必ず入れるものと、余裕があれば入れるものを分けたいです。 今のご意見は必須にしますか、余裕があれば入れる扱いにしますか。
この一文で、横やりを優先順位に変えられます。
司会者が全部決めなくていい
司会進行を任されると、自分が全部決めなければいけないように感じることがあります。
しかし、決定権がないなら、決める必要はありません。
やるべきことは、誰が決めるのかを確認することです。
こちらで判断すると後から認識違いが出る可能性があるため、最終確認者を決めたいです。
会議後に確認メモを送る
会議が終わったら、長文の議事録でなくても構いません。
最低限、以下を送れば十分です。
本日の確認内容です。
構成： 素材担当： 素材期限： 最終確認者： 修正期限：
この認識で進めます。
このメモがあるだけで、後から「そんな話ではなかった」と言われるリスクを減らせます。
まとめ
ASD傾向がある人が司会進行を任されたときは、うまく話そうとしすぎなくて大丈夫です。
やることは、質問で未確定事項を埋めることです。
司会者は、全部を決める人ではありません。
決めるべきことを見えるようにし、誰が決めるのかを確認する人です。
質問マシンになれば、会議の負荷はかなり下がります。