参加者が多い会議の問題
参加者が多い会議では、以下の問題が起こりやすいです。
- 意見が横に広がる
- 決定者が曖昧になる
- 反対意見が後から出る
- 全員の意見を入れようとしてまとまらない
- 担当者が調整役を背負う
- 修正が増える
そのため、最初に「誰が最終判断するか」を確認する必要があります。
最初に言うべき一言
意見を全て反映すると期限内にまとまらない可能性があるため、最終的に判断する方を確認したいです。
この一言で、会議の前提を整えます。
一番偉い人に最初に振る
参加者が多い場合は、全員に順番に聞くより、まず一番決定権がありそうな人に確認します。
まず全体の方向性について、〇〇部長に確認させてください。 今回の方向性は、〇〇という認識で進めてよいでしょうか。
これにより、会議の軸ができます。
全員の意見を吸わない
会議中にいろいろな意見が出たら、すべてを受け入れるのではなく、分類します。
ありがとうございます。 今回必ず入れるものと、余裕があれば入れるものを分けたいです。 今のご意見は必須にしますか、余裕があれば入れる扱いにしますか。
これで、横やりを優先順位に変えられます。
複数確認者への返し方
「みんなで確認すればいい」
承知しました。 複数名で確認いただく場合でも、意見が分かれたときの最終判断者だけは決めたいです。
「上に見せてから決める」
承知しました。 では、まず〇〇さんに確認いただき、その後上位者確認という流れでよいでしょうか。
「とりあえず全員に送って」
承知しました。 全員に共有しますが、修正反映の判断者は〇〇さんという認識でよいでしょうか。
会議中に使える型
会議中は、以下の流れで進めると散りにくくなります。
- 一番偉い人に全体方向性を確認
- 部署ごとに素材や担当を確認
- 出た意見を必須・任意に分ける
- 最終確認者を決める
- 期限を決める
- 会議後に確認メモを送る
会議後の確認メモ
会議後は、認識違いを防ぐために短いメモを送ります。
本日の確認内容です。
構成： 素材担当： 素材期限： 最終確認者： 修正期限：
この認識で進めます。
これを送ることで、後から「そんな話ではなかった」を減らせます。
まとめ
決裁者が複数いる会議では、全員の意見を全部吸うと破綻しやすくなります。
大事なのは、意見を消すことではありません。
意見を、以下に変換することです。
- 必須
- 余裕があれば
- 別資料
- 次回以降
- 最終判断者に確認
会議は、話し合いではなく、未確定事項を埋める場として使うと進めやすくなります。