ふわっとした会議がつらい理由
ふわっとした会議がつらいのは、話す内容が多いからではありません。
本当にしんどいのは、以下のような未確定事項が多いまま進むことです。
- 目的が決まっていない
- 誰に向けたものか曖昧
- 最終判断者が不明
- 担当範囲が曖昧
- 素材や情報の提供者が不明
- 期限だけ決まっている
- 品質要求だけ後から上がる
この状態では、会議をしても「なんとなく話しただけ」で終わりやすいです。
AIに相談する前に整理する材料
AIに会議準備を頼むときは、完璧な文章にしなくて大丈夫です。
まずは、分かっていることと分かっていないことをそのまま出します。
例：
高校生向けの会社紹介動画を作ることになった。 学校訪問で見せるらしい。 尺は3分。 朝礼、昼休憩、仕事の流れを入れたいらしい。 技術側は設備の話を入れたい。 製造側は何を入れるか未定。 リレーマラソンやロボットコンテストも入れたいという話が出ている。 最終確認者は不明。 完成日は6月2日。
このように雑に出すだけでも、AIは論点を整理できます。
AIに頼むとよい出力
会議準備でAIに作らせると便利なのは、以下です。
- 現時点の前提整理
- 未確定事項一覧
- 今日決めたいこと
- 会議の進め方
- 最初に言うセリフ
- 誰に何を確認するか
- 想定される反応と返し
- 会議後に送る確認メモ
特に大事なのは、「会議で何を決めるか」を先に明確にすることです。
会議前に作るべきスライド
ふわっとした会議では、口頭だけで進めると話が流れます。
そのため、簡単なスライドを用意して、画面共有するのが有効です。
スライドに載せるべきものは、以下のような内容です。
1枚目：本日の確認事項
- 動画の方向性
- 必ず入れる内容
- 各部署で用意する素材
- 最終確認者
- 素材送付期限・修正期限
2枚目：現時点の前提
- 対象者
- 使用場面
- 尺
- 想定内容
- 未確定事項
3枚目：構成案
- 0:00〜0:15 会社外観・タイトル
- 0:15〜0:40 朝礼・一日の始まり
- 0:40〜1:20 製造現場
- 1:20〜1:50 技術・設備
- 1:50〜2:10 昼休憩
- 2:10〜2:40 午後の仕事
- 2:40〜3:00 締め・社内活動紹介
4枚目：決めること
- 最終確認者
- 素材担当
- 素材期限
- 修正期限
AI会議準備のプロンプト例
以下のふわっとした依頼について、会議前の準備をしてください。
やってほしいこと：
- 現時点で決まっていることを整理
- 未確定事項を一覧化
- 会議で確認すべきことを5つに絞る
- 開始時に読むセリフを作成
- 誰に何を振るか順番を作成
- 想定される反応と返答を作成
- 会議後に送る確認メモ案を作成
条件： ・責める言い方にしない ・責任を無限に背負わない ・期限内に現実的にできる範囲へ落とす ・最終確認者、素材担当、期限を必ず確認する
まとめ
ふわっとした会議は、事前準備なしで入ると流されやすくなります。
AIを使うと、曖昧な依頼を以下に変換できます。
- 議題
- 確認事項
- 進行台本
- 役割分担
- 期限
- 想定問答
- 会議後メモ
大事なのは、AIに「良い資料を作って」と頼むことではありません。
曖昧な状況を、決めるべき項目に分解してもらうことです。
会議は、気合いで乗り切るより、事前に穴を見つけておく方が楽になります。