願望と要件は違う
会議でよくあるのは、願望だけが出ている状態です。
例：
- 高校生に魅力的に見せたい
- 会社の雰囲気を伝えたい
- イベントも入れたい
- 設備も見せたい
- いい感じにしたい
これらは大事ですが、そのままでは作業に落ちません。
要件にするには、以下に変換する必要があります。
- 誰に見せるのか
- どこで使うのか
- 何分なのか
- 必ず入れる内容は何か
- 入れない内容は何か
- 誰が素材を出すのか
- 誰が確認するのか
- いつまでに完成させるのか
ふわっとした話を分解する質問
会議で使える質問は以下です。
今回の対象者は誰ですか。
この動画はどこで使いますか。
必ず入れる内容は何ですか。
余裕があれば入れる内容は何ですか。
これは今回の主軸ですか、補足要素ですか。
最終的に判断する方はどなたですか。
素材はどなたがいつまでに用意しますか。
この質問をすると、願望が少しずつ要件に変わります。
主語を決める
会議で話が散るときは、主語が混ざっていることがあります。
たとえば、高校生向けの動画なのに、会社が見せたいものばかりになることがあります。
この場合、主語を戻します。
今回の主語は会社ではなく、高校生だと思います。 高校生が入社後をイメージできる内容に寄せた方が伝わりやすいと思います。
主語を決めるだけで、入れる内容の優先順位が見えやすくなります。
混ざっている要素を分ける
ふわっとした会議では、複数の目的が混ざります。
例：
- 1日の流れ
- 会社の魅力紹介
- 社内イベント紹介
- 設備紹介
- 上位者の思いつき
- 採用向けメッセージ
これらを全部1本に入れると、焦点がぼやけます。
返し方はこうです。
どれも良い要素だと思います。 ただ、3分の中に全部入れると軸が分かりにくくなるため、今回は主軸と補足に分けたいです。
必須と任意に分ける
意見が多いときは、必須と任意に分けます。
今回必ず入れるものと、余裕があれば入れるものを分けたいです。 今のご意見は必須にしますか、余裕があれば入れる扱いにしますか。
この一文で、会議の横やりを整理できます。
スケジュールから逆算する
論理的に考える人は、期限から逆算するのが得意です。
例えば、完成までの日数が少ない場合、以下を確認します。
- 素材提出期限
- 編集期間
- 確認日
- 修正期限
- 最終提出日
期限が迫っているなら、全部を入れるのではなく、現実的に見せられる形に絞る必要があります。
期限内に見せられる形にするため、入れる内容と素材の範囲を確認したいです。
会議を整理するAI活用
ふわっとした会議は、AIと相性が良いです。
音声入力で現状を雑に出し、AIに以下を作らせます。
- 論点整理
- 会議の開始セリフ
- 誰に何を振るか
- 想定問答
- PowerPoint
- 会議後メモ
特に、論理的に考えるタイプの人は、頭の中で穴が見えすぎて疲れることがあります。
その穴をAIに渡して、会議用の言葉に変換してもらうと負荷が下がります。
まとめ
ふわっとした会議を整理するには、願望を要件に変える必要があります。
大事なのは、相手を責めることではありません。
以下を確認することです。
- 誰に向けるのか
- 何を主軸にするのか
- 何を補足にするのか
- 誰が素材を出すのか
- 誰が判断するのか
- いつまでに確認するのか
論理的に考える人は、会議の穴が見えやすいです。
その特性を、怒りではなく整理に使う。
そして、AIで台本・資料・メモに変換する。
それが、ふわっとした会議で消耗しすぎないための方法です。