会議が苦手な人は、能力が低いわけではありません。
むしろ、会議の中で同時に処理しなければならない情報が多すぎるだけです。
- 何を話すか考える
- 相手の反応を見る
- 上司の顔色を見る
- 脱線した話を戻す
- その場で質問に答える
- 後から責任を押し付けられないようにする
- 「言った・言わない」にならないようにする
- 参加者の認識をそろえる
これを全部、即興でやろうとするとかなりきついです。
特に、会議中に誰かが急に割り込んできたり、前提を飛ばして話を変えたり、後から「それは違う」と言ってきたりする環境では、会議そのものがストレスになります。
そこでおすすめなのが、会議を「自分のトーク力」で乗り切るのではなく、事前に紙・スライド・台本を作って、当日はそれを読み上げる形にすることです。
つまり、会議中の自分を「台本読み上げくん」にする方法です。
会議が苦手な理由は「即興力がないから」ではない
会議が苦手だと、自分の話し方やコミュニケーション能力に問題があるように感じることがあります。
でも実際には、会議が苦手な人ほど、頭の中ではかなり多くのことを考えています。
例えば、次のようなことです。
- この話の目的は何か
- そもそも何が決まっていて、何が未定義なのか
- 誰が判断者なのか
- 自分がどこまで担当する話なのか
- 後から変更されそうな点はどこか
- 参加していない人から後出し意見が来ないか
- いま決めておかないと手戻りになる点は何か
これは本来、会議でかなり重要な視点です。
ただし、これらを考えながら同時に話すのは負荷が高いです。
会議が得意な人は、その場で話しながら整理できるかもしれません。 でも、会議が苦手な人は、事前に整理しておいた方が圧倒的に安定します。
苦手なのは「考えること」ではなく、「考えながら即興で話すこと」かもしれません。
解決策は「会議前30分で紙・スライド・台本を作る」こと
会議が苦手な人ほど、会議前に30分だけ準備時間を取る価値があります。
やることはシンプルです。
- 会議の目的を書く
- いま決まっていることを書く
- まだ決まっていないことを書く
- 確認したいことを書く
- 誰が判断するべきかを書く
- 自分の担当範囲を書く
- 会議で読む台本を作る
これを紙やスライドにします。
完璧な資料にする必要はありません。
むしろ、会議で使うための資料なので、見た目よりも「前提がそろうこと」が大事です。
会議前に作るべき1枚資料の構成
会議が苦手な人は、まず1枚でいいので次の項目を作ると進めやすくなります。
会議用メモ
1. 今日の目的
今回の打ち合わせで確認したいことを書く。