論理学者タイプは「穴」が見えやすい
論理的に考えるタイプの人は、会議中に以下のような穴が見えやすいです。
- 目的が決まっていない
- 誰が決めるのか不明
- 何を成果物とするのか不明
- 期限から逆算した作業量が合っていない
- 素材や情報の提供者が決まっていない
- 口では品質を求めているが、条件が揃っていない
- 最後に担当者の責任になりそう
このような穴が見えると、頭の中ではすぐに構造化が始まります。
しかし、会議の場では、そのまま「これ穴だらけです」とは言いにくいです。
そこで、内心の言葉を社会人語に変換する必要が出ます。
苦手なのは「考えること」ではなく「その場で変換すること」
論理的な人が会議を苦手に感じる理由は、考えられないからではありません。
むしろ、考える速度は速いことがあります。
しんどいのは、次のような変換です。
- 「これ未設計では？」を「確認事項を整理したいです」に変換する
- 「誰が決めるんだよ」を「最終確認者はどなたですか」に変換する
- 「素材出せよ」を「各部署で素材をご提供いただけますか」に変換する
- 「4日で無理だろ」を「期限内に見せられる形にするには範囲確認が必要です」に変換する
- 「ゴミ構造」を「役割分担が曖昧な状態」と言い換える
この変換を、相手の顔色を見ながら、その場でやるのはかなり疲れます。
司会進行は「雑談力」ではなく「型」で乗り切る
会議の司会進行は、必ずしも雑談力や場を盛り上げる力だけで行うものではありません。
特に、目的や役割が曖昧な会議では、以下を淡々と確認するだけでも価値があります。
- 目的
- 対象
- 必ず入れる内容
- 担当者
- 期限
- 最終確認者
- 修正期限
つまり、司会進行は「上手に話すこと」ではなく、「未確定事項を埋めること」と捉えると楽になります。
事前にAIで台本化すると楽になる
その場で綺麗に話すのが苦手なら、事前にAIで台本を作るのが有効です。
作るものは以下です。
- 会議の冒頭で読むセリフ
- 誰に何を振るか
- 想定される反応
- それに対する返し
- 会議後に送る確認メモ
- 画面共有用のPowerPoint
これがあると、会議中に即興で考える量が減ります。
音声入力で雑に出して、AIに変換させる
会議前にきれいな文章を自分で入力する必要はありません。
むしろ、スマホの音声入力で以下のように雑に出すだけでも十分です。
目的がふわっとしている。 誰が決めるのか分からない。 素材も決まっていない。 期限だけ迫っている。 会議で何を言えばいいか分からない。
このようなメモをAIに渡して、以下に変換してもらいます。
- 会議用の丁寧な言い方
- 台本
- 想定問答
- PowerPoint
- 会議後の確認メモ
自分の頭で全部整えてから話そうとすると負荷が高いです。
雑に吐き出して、変換をAIに任せる方が早くて安全です。
会議中に使える基本フレーズ
確認させてください。
最終的に判断される方はどなたになりますか。
素材はどなたが、いつまでにご用意されますか。
期限内に見せられる形にするため、入れる内容と素材の範囲を確認したいです。
認識違いがないよう、後ほど確認メモを送ります。
このような型を持っておくと、その場で無理に言葉をひねり出さなくて済みます。
まとめ
論理的に考えるタイプの人は、会議の穴が見えやすいぶん、ふわっとした会議に強いストレスを感じることがあります。
苦手なのは、考えることではなく、見えた穴をその場で角の立たない言葉に変換することです。
だからこそ、事前にAIで議題・台本・想定問答・スライドを作るとかなり楽になります。
司会進行は、うまく話すことではなく、未確定事項を確認すること。
そう捉えると、少し会議を進めやすくなります。