想定キーワード
- 後出し 修正
- 無限修正 仕事
- 完成条件 決め方
- 手戻り 防止
- 仕事 要件定義
- 修正依頼 つらい
仕事でつらいのは、作業そのものよりも、終わりが見えないことです。
資料を作る。
見てもらう。
直す。
また別の人から修正が来る。
直す。
今度は前提が変わる。
また直す。
これが後出しで修正が続くことです。
この繰り返しの原因は、能力不足ではなく、最初に完成条件が決まっていないことにあります。
完成条件とは何か
完成条件とは、「何を満たしたら終わりか」です。
たとえば資料なら、
- 誰が見る資料か
- 何を判断するための資料か
- ページ数はどの程度か
- どこまで細かく説明するか
- デザイン重視か、内容重視か
- 誰が最終OKを出すか
- 修正はいつまで受け付けるか
これが決まっていないと、作業者は終わりのない的当てをすることになります。
完成条件がない仕事で起きること
完成条件がない仕事では、次のようなことが起きます。
Aさんは概要資料だと思っている
Bさんは詳細設計資料だと思っている
Cさんは役員向け資料だと思っている
Dさんは現場配布用だと思っている
この状態で資料を作れば、誰かから必ず「違う」と言われます。
でも、作業者が悪いわけではありません。
そもそも的が定義されていないのです。
後出し修正が発生しやすい仕事
後出しで修正が続くことは、特に次の仕事で起きやすいです。
- PowerPoint資料
- ウェブサイト
- サービスの紹介ページ
- アプリ画面
- 手順書
- マニュアル
- 採用資料
- 社内説明資料
- 業務改善案
- 会議用たたき台
これらは、見る人によって「良い」の基準が違います。
だからこそ、先に完成条件を決める必要があります。
作業前に確認すべきこと
□ この仕事の目的は何か
□ 誰が使うのか
□ 誰が最終判断者か
□ いつまでに必要か
□ 完成形のイメージはあるか
□ 参考にする過去資料はあるか
□ どこまで細かく作るか
□ 修正は何回まで想定するか
□ 途中確認はいつ行うか
□ やらないことは何か
この10項目を先に確認するだけで、無限修正はかなり減ります。
後出しを防ぐ聞き方
相手に確認する時は、責める言い方ではなく、手戻り防止として聞くのがコツです。
後から修正が増えないように、先に完成条件を確認させてください。
今回の資料は、誰が見て、何を判断するためのものですか？
また、最終OKを出す方はどなたになりますか？
これなら、相手も答えやすくなります。
修正受付の範囲を決める
完成条件と同じくらい大事なのが、修正範囲です。
誤字修正はいつでもOK
構成変更は最初の確認まで
目的を変えるなら、別の仕事として扱う
判断者変更時は再見積もり
このように決めておくと、無限修正を防ぎやすくなります。
まとめ
後出しで修正が続くことは、作業者の能力不足ではなく、完成条件の未定義から起きることが多いです。
仕事を始める前に、
- 目的
- 判断者
- 使う人
- 完成形
- 修正範囲
- やらないこと
を確認する。
これだけで、手戻りはかなり減ります。
完成条件がない仕事は、終わりのない仕事になります。
仕事を始める前に、まず終わりを決めましょう。
次にできること
手順書・資料・業務手順を作る時は、完成条件と修正範囲も一緒に残すと、後出し修正を減らせます。
