導入：「今その話してない」と言われるストレス
職場で、こういう場面がある。
ある作業について指摘される。
ここが違う。
これはこうして。
このやり方だとダメ。
そこで、こちらは聞く。
では、どう直しますか？
なぜその直し方なんですか？
その判断基準は何ですか？
すると、相手の理由が出てくる。
その理由を聞いた瞬間に、こちらは気づく。
それ、今回の件だけじゃなくて、別件でも同じ問題が起きるやつでは？
この判断基準を明文化しないと、また同じミスが出るのでは？
個別修正ではなく、ルール化・共通のルールにした方がよくない？
しかし、そこで相手からこう言われる。
今その話してない。
それは別件。
今はこの件だけ直して。
優先度が違う。
なんでそこまで話を広げるの？
この瞬間、かなりストレスが溜まる。
こちらは話を広げたいだけではない。
根本原因が同じだから、再発防止を考えている。
しかし相手には、話が飛んだように見える。
この記事では、目の前の修正から、ほかの仕事にも当てはまる話へ進む間の説明が抜けると、何が起きるかを整理する。
1. 目の前の修正と、今後の話が混ざる
このコミュニケーションのズレは、能力差というより、見ている階層の違いで起きる。
相手は、今この1件を見ている。
この資料のここが違う。
この契約書のここを直して。
このメール文面を変えて。
この手順を今回だけ修正して。
一方で、先の問題まで考える人は、そこから共通構造を見る。
なぜここが違うと言われたのか。
その判断基準は何か。
同じ基準は他の案件にも関係するか。
ルールにしないと再発しないか。
手順書やチェックリストに落とせないか。
つまり、相手は「目の前の修正」、こちらは「ほかの仕事にも共通する問題の整理」をしている。
どちらが絶対に正しいという話ではない。
個別対応が必要な時もある。
目の前の修正を先に終わらせるべき時もある。
ただ、ほかの仕事にも共通する問題の整理をする人からすると、個別対応だけで終わることがかなり苦しい。
同じ問題がまた起きるのでは、と気になるからだ。
2. 赤字に直す理由が気になる
指摘を受けたとき、次のように考えることがある。
個別の指摘
↓
相手の理由を確認
↓
判断の基準を見つける
↓
他の案件にも当てはまるか確認
↓
共通ルール化
↓
チェックリスト化
↓
共通ルールづくり・再発防止
たとえば、
この項目は赤字にしてください。
と言われたとする。
その場の修正だけなら、
はい、赤字にします。
で終わる。
しかし、先の問題まで考える人はこう考える。
なぜ赤字なのか。
重要項目だからか。
未確定だからか。
確認が必要だからか。
では、他の重要項目も赤字にするのか。
未確定項目は全部赤字なのか。
それとも、この資料だけの話なのか。
ルールがないと、次回も人によって変わらないか。
こうして、個別の色修正から、表示ルール全体の話に進む。
これはかなり自然な思考である。
ただし、相手がまだ「この1件を直して」の階層にいると、急に話が広がったように見える。
3. 相手からは「話が飛んだ」ように見える
先の問題まで考える人からすると、話はつながっている。
しかし、相手から見ると、こう見えることがある。
え、今はこの件を直してほしいだけなんだけど。
なぜ急に共通ルールづくりの話になった？
なぜ全体ルールの話になった？
なぜ他部署や他案件の話まで出てきた？
今それ優先度高いの？
こちらが話を広げた途中の理由を、相手がまだ聞いていないのかもしれない。
こちらの頭の中では、
個別指摘 → 理由 → 判断基準 → 共通ルール → 共通ルールづくり
が続けて頭に浮かぶことがある。
でも相手には、その中間が見えていない。
だから、
今その話してない
になる。
4. 「今その話してない」は、必ずしも否定ではない
ここは重要である。
相手が「今その話してない」と言う時、必ずしもこちらのほかの仕事にも共通する問題を考えることを否定しているとは限らない。
相手が言いたいのは、単にこれかもしれない。
今は納期が近いから、この件だけ直してほしい。
共通ルールづくりの話は別枠でやりたい。
今その場で全体ルールを決める権限がない。
その話をすると時間が足りない。
まず目の前の修正を終わらせたい。
この場合、「今その話してない」は、ほかの仕事にも共通する点を考えることの否定ではなく、処理順の整理要求である。
ただし、職場によっては防衛の場合もある。
ルールがそろうと、自分の判断が曖昧だったことが見える。
責任が明確になるのが嫌。
いままで担当者の判断だけで進めていた穴が見える。
共通ルールを作ると、自分も守らなければならなくなる。
改善提案を受けると、自分の管理不足に見える。
ただし、こうした内心は言葉だけでは分からない。期限・権限・作業量など、相手が実際に説明した理由から確かめたい。
内心を決めつけず、今回はどこまで決められるのかを確認したい。
5. 「個別対応」と「再発防止」を分ける
このズレを減らす方法の一つは、個別対応と再発防止を分けて話すことである。
いきなり共通ルールづくりの話に行くと、相手は「今その話してない」と感じる。
だから、まずこう分ける。
今回の個別対応は、いったんご指摘の通り修正します。
そのうえで、修正理由を整理すると、別件でも同じ判断基準が必要になりそうなので、再発防止として別途ルール化を検討したいです。
これなら、相手も受け取りやすい。
ポイントは、
- 今回の個別対応を止めない
- 相手の指摘を無視しない
- 理由を整理する
- ほかの仕事にも当てはまる話は「別枠」にする
- 優先度の話と混ぜない
ことである。
6. 話を広げる前に一言添える
先の問題まで考える人は、頭の中のジャンプが速い。
だから、相手には橋を見せる必要がある。
使えるフレーズはこれ。
個別対応と分ける
今回の対応はこの修正で進めます。
そのうえで、ほかの仕事でも同じミスを防げるかを整理します。
話を広げる前に宣言する
ここからは個別案件ではなく、同じ種類のミスを防ぐための話です。
共通ルールの案を別枠にする
いま決める必要はありませんが、共通ルールの候補としてメモしておきます。
優先度を切る
優先度は今回対応の方が高いです。
ただ、同じ原因で再発しそうなので、後で整理した方がよさそうです。
相手の負担を下げる
今この場で決めたいわけではなく、論点として残したいです。
理由から入る
ご指摘の理由を整理すると、「〇〇の場合は△△する」という基準になりそうです。
この一言があるだけで、「なんで急にそこ行った？」が減る。
7. 使えるテンプレ文
テンプレ1：個別対応＋再発防止
今回の件は、ご指摘の通り〇〇で修正します。
ただ、修正理由を整理すると「△△の場合は□□する」という判断基準になりそうです。
この基準は別件にも関係しそうなので、今回対応とは別に、再発防止としてルール化できるか整理したいです。
テンプレ2：いったん修正、後で共通ルールづくり
まずは今回の修正を優先します。
一方で、同じ種類の指摘が今後も起きそうなので、後ほどチェックリスト化・共通ルールづくりの対象として整理します。
テンプレ3：相手に許可を取る
今回の個別対応は進めます。
その上で、今後同じミスを減らすために、共通ルールとして整理してもよいですか？
テンプレ4：話を広げる理由を説明する
話を広げたいというより、今回の指摘理由が他の案件にも当てはまるため、再発防止として扱いたいです。
テンプレ5：優先度反論への返し
優先度としては今回対応が先で問題ありません。
共通ルールづくりは別の作業として、後で検討できる形にします。
8. 「今その話してない」と言われた時の返し
相手に「今その話してない」と言われた時は、まず引く。
ただし、完全に捨てなくてよい。
返し方1
了解です。まずは今回の件だけ対応します。
再発防止の論点は別メモにしておきます。
返し方2
今回対応を優先します。
ただ、同じ構造の指摘が出そうなので、後で整理しておきます。
返し方3
すみません、少し先の話まで広げました。
まずは今回の修正に戻します。
返し方4
今決める話ではないので、共通ルールの案として別で置いておきます。
これでよい。
ほかの仕事にも当てはまる工夫を消す必要はない。
ただし、今の会話では優先順位を下げる。
9. 説明で抜けやすいこと
先の問題まで考える人には、弱点もある。
1. 橋を省略しやすい
自分の中ではつながっているので、途中説明を飛ばしがちである。
2. 相手の処理段階を見落とす
相手はまだ個別対応を考えているのに、こちらは再発防止まで行っていることがある。
3. 改善提案が責めに見える
ルールをそろえる提案が、相手には「あなたのやり方が悪い」と見えることがある。
4. 優先度の話と混ざる
再発防止は重要でも、今すぐやるべきとは限らない。
ここを分けないと揉める。
5. 案の内容だけで通じると思ってしまう
構造的には正しくても、相手が受け取れる順番で出さないと通らない。
これは能力の問題というより、出し方の問題である。
10. 話を広げる提案が通らないとき
一方で、相手が本当にほかの仕事にも共通する問題を考え、ルールをそろえることを嫌がっている場合もある。
その理由は、次のようなものかもしれない。
- ルールがそろうと責任が明確になる
- 担当者ごとの違いが見える
- いままでの曖昧運用が見える
- 自分の判断ミスが見える
- 改善提案を受けると負けた気がする
- 上司の管理不足が露出する
- ルール化すると次から自分も守る必要が出る
理由を確認しながら説明しても、提案が通らないことはある。
その時は、無理に説得しない。
どんな提案をし、どんな返答があったかをメモに残す。機密情報や個人情報を外へ出さず、自分が学んだ手順として整理しておく。
11. 個別指摘から改善までの階段
相手に見せるなら、この順番がよい。
1. 今回の個別対応
2. 指摘理由の確認
3. 判断基準の整理
4. 他案件への影響
5. 再発防止の必要性
6. チェックリスト化
7. 共通ルールづくり
この階段を見せると、相手は話についてきやすい。
いきなり、
これはルールをそろえるべきです。
と言うと飛んで見える。
しかし、
今回はこう直します。
理由はこうです。
この理由は他案件にも当てはまります。
だから再発防止としてチェックリスト化した方がよさそうです。
と言えば、かなり伝わりやすくなる。
12. 会話がかみ合わない場面を振り返る
次の表は、話がかみ合わなかった場面を振り返るためのものだ。
| チェック項目 | 該当 |
|---|---|
| 個別指摘を受けると、理由を聞きたくなる | □ |
| 理由を聞くと、共通ルール化したくなる | □ |
| 「今その話してない」と言われたことがある | □ |
| 「それは別件」と言われることが多い | □ |
| 同じミスが出るのが見えていて個別対応だけだと苦しい | □ |
| 共通ルールづくり・チェックリスト化したくなる | □ |
| 相手から話が飛ぶと言われる | □ |
| 自分の中では全部つながっている | □ |
| 再発防止まで考えないと落ち着かない | □ |
| 指摘処理だけで終わる職場にストレスがある | □ |
当てはまる項目は、どこで会話がかみ合わなくなるかを振り返る手がかりにする。数だけで性格や能力を判定する表ではない。
考えたことを全部諦める必要はない。
途中の理由と、今決めたい範囲を伝える。
13. 職場側も確認したいこと
会社側・上司側は、以下を確認した方がいい。
| チェック項目 | 該当 |
|---|---|
| 指摘はするが、判断基準を示していない | □ |
| 個別修正ばかりで、再発防止をしない | □ |
| 「今その話してない」でルールをそろえる提案を止めがち | □ |
| 同じ指摘が何度も出ている | □ |
| チェックリストや手順書がない | □ |
| ルール化すると困る人がいる | □ |
| 担当者だけに任せた判断が多い | □ |
| ほかの仕事にも役立つ改善案を「話が大きい」として退ける | □ |
| 改善提案が責められているように感じる | □ |
| 結局、できる人の判断力で穴を塞いでいる | □ |
当てはまる項目があれば、どの場面で提案が止まるのかを具体的に確認してみたい。該当数で職場や上司を診断するものではない。
14. 修正理由を、次のミス防止にも生かす
この構造を一言で言うなら、これである。
個別対応だけなら作業。
理由がほかの仕事にも当てはまるかを考えて、再発防止まで持っていくのが改善。
もう一つ言うなら、
「今その話してない」と言われる人は、話を広げているのではなく、同じ穴が別件でも開くのを見ているだけかもしれない。
これである。
15. 「考えろ」と言うのに、考えた結果を受け取らない職場
さらに厄介なのは、職場側がこう言うケースである。
言われた通りにやるだけじゃダメ。
作業ではなく仕事をしろ。
自分で考えろ。
論理的に考えろ。
ここまでは分かる。
言われたことだけを機械的に処理するのではなく、理由を考え、背景を見て、再発防止まで考える。
それは本来、仕事として大事なことである。
しかし、実際にこちらが考えるとこうなる。
なぜその修正が必要なのか。
判断基準は何か。
その基準は他案件にも当てはまるのか。
同じ問題が再発しないように共通のルールを作れないか。
チェックリストに落とせないか。
すると、相手からこう返ってくる。
今その話してない。
それは別件。
ズレてる。
論理的じゃない。
なんでそこまで話を広げるの？
これはかなりきつい。
なぜなら、こちらは相手の言う通り「考えた」だけだからである。
個別指摘を受ける。
理由を聞く。
判断基準を抜く。
他案件への影響を見る。
再発防止や共通ルールづくりを考える。
これは普通に、作業ではなく仕事である。
それなのに、考えた結果が相手の想定範囲を超えると、今度はこちらが「ズレている」「論理的ではない」とされる。
「自分で考えて」と言われたのに、考えた結果は受け取ってもらえない。両方を求められて困る場面だ。
16. 「考えろ」の意味が、人によって違う
このズレは、「考えろ」という言葉の意味が人によって違うことで起きる。
こちらが考えているのは、こういうことだ。
理由を考える。
判断基準を考える。
同じ構造が他にないか考える。
再発防止を考える。
共通のルールを作れないか考える。
一方で、相手が求めている「考えろ」は、実際にはもっと狭いことがある。
今回の件だけ、いい感じに気を利かせろ。
ただし、話を広げるな。
自分の想定範囲から出るな。
自分が説明していない判断基準を表に出すな。
面倒な共通ルールづくりの話にするな。
つまり、指示する側が求めている範囲を説明しないまま、
相手の想定範囲内で、都合よく気を利かせろ。
という受け止め方になることがある。
この食い違いが、理由まで考えたい人には大きなストレスになる。
こちらは本当に考えている。
でも、相手はそこまでの思考を受け取る準備がない。
すると、考えた側が「ズレている」とされる。
この構造はかなり不公平である。
17. 「論理的じゃない」と言われた時、本当に論理の問題なのか
ほかの仕事にも当てはまる話を出した時に、相手から「論理的じゃない」と言われることがある。
しかし、本当に論理の問題とは限らない。
たとえば、こちらの流れがこうだったとする。
今回の個別指摘
↓
修正理由の確認
↓
判断基準の抽出
↓
他案件への影響確認
↓
再発防止・共通ルールづくりの提案
これは、筋としてはかなり自然である。
個別対応の理由を抽出し、その理由が他にも当てはまるなら、共通ルールにする。
これは改善の基本である。
にもかかわらず「論理的じゃない」と言われる場合、実際には次のようなことが起きている可能性がある。
- 相手が今処理したい範囲から出た
- 相手の説明していない基準が表に出た
- ルールがそろうと責任が明確になる
- 担当者ごとの違いが見える
- 話が大きくなると面倒
- 自分の指摘の理由を説明しきれない
- 改善提案が、自分への批判に見えた
つまり、「論理的ではない」のではなく、
話を広げた理由が相手に伝わらなかった。
だけの可能性がある。
この場合、こちらがすべて悪いわけではない。
ただし、現実の職場では、正しさだけでは通らない。
だから、出し方を工夫する必要がある。
18. 「考えて」と言われても提案が通らないとき
相手が「考えろ」と言いながら、考えた結果を受け取らない場合、正面から戦うと消耗しやすい。
有効なのは、個別対応と再発防止を明確に分けることだ。
返し方1：まず個別対応に戻す
了解です。まずは今回の件を、ご指摘の通り修正します。
再発防止の論点は別メモにしておきます。
返し方2：考えた理由を短く出す
今回の修正理由を確認したかったのは、同じ判断基準が別件にも関係しそうだったためです。
ただ、今は今回対応を優先します。
返し方3：共通ルールづくりは別枠に逃がす
今この場で決めたいわけではありません。
同じ指摘が再発しそうなので、共通ルールの候補として後で整理します。
返し方4：「考える範囲」を確認する
今回は個別対応だけでよいですか。
それとも、同じ種類のミスを防ぐためのルール化まで検討しますか。
この聞き方はかなり有効である。
なぜなら、相手の「考えろ」が、
- 今回だけ気を利かせろ
- 再発防止まで考えろ
- 共通ルールづくりまで考えろ
のどれなのかを明確にできるからだ。
19. それでも「ズレてる」と言われる時
こちらが階段を見せても、なお「ズレてる」と言われることはある。
その場合は、相手が本当に共通ルールづくりやほかの仕事にも共通する点を考えることを求めていない可能性がある。
つまり、求められているのは、改善ではなく、
その場の指示に対して、相手の望む範囲でだけ気を利かせること
である。
この場合、こちらの問題を整理する力をその場で全部出す必要はない。
個別対応はする。
再発防止案はメモに逃がす。
記事やチェックリストにする。
自分が使える手順として残す。
職場内で通らないほかの仕事にも共通する点を考えることは、捨てる必要はない。
ただし、出す場所を選ぶ。
これが大事である。
職場には個別対応だけ出す。
整理した工夫は、自分が使える手順として残す。
この切り分けが、先の問題まで考える人の生存戦略になる。
まとめ
職場で「今その話してない」と言われる人は、話を飛ばしているとは限らない。
個別指摘から理由を聞き、判断の基準がほかの仕事にも当てはまるかを考え、他案件への影響を見て、再発防止・共通ルールづくりまで考えているだけかもしれない。
ただし、相手には階段が見えていないことがある。
だから、先の問題まで考える人は、
- まず個別対応を受け止める
- 理由を整理する
- ほかの仕事へ話を広げる前に宣言する
- 再発防止は別枠にする
- 優先度を分ける
- 共通ルールの案はメモとして置く
という出し方をすると通りやすい。
最後に一言。
ほかの仕事にも共通する点を考えることは悪くない。
ただし、相手に階段を見せないと「話が飛んだ」に見える。
そしてもう一つ。
同じミスが繰り返される職場では、個別修正よりも、指摘理由の共通ルールづくりが必要である。
