1. 仕事を辞めたら暇になると思っていた。ならなかった
長めの休暇に入った。
普通なら「しばらく何もすることがない」となりそうなものだが、実際には逆だった。
遊びの予定、旅行の検討、生活の整理、引っ越し、住所変更、各種契約、そして次の職場への入社準備。仕事という巨大な予定が消えた結果、暇になったのではなく、自分で選んだ予定が前面に出てきた。
しかも、ある日までは「会社側の案内待ち。今できることなし」という状態だったのに、案内が出た瞬間、住居、引っ越し、制服、通勤、住所登録、健康診断、当日提出書類、後日提出書類と、クエスト欄が一気に埋まった。
寝ていたらクエストが増えていた。
ゲームなら嬉しい。現実だと少し面倒である。
ただ、妙に混乱しなかった。
理由は単純で、以前は自分が「入社する側」ではなく、入社する人を受け入れる側だったからだ。
2. 「あ、これ知ってる」が多すぎる
入社案内を読んでいて、初見なのに初見ではない感覚があった。
口座。年金。住所。通勤。健康診断。制服。住居。引っ越し。提出期限。入社日に持ってくる紙。まだ発行されていないので後日でいい書類。
内容そのものは、ほぼ分かる。
違うのは、会社固有の様式、提出先、締切、ルールだけ。
だから大量の案内が届いても、
「これは今やる」
「これは住所が決まってから」
「これは実費が発生してから」
「これは退職後じゃないと手に入らない」
「これは入社日に持参」
と、依存関係で切れる。
元・受け入れ担当が、自分自身をセルフ入社させている。
妙な状況だが、かなり速い。
そして、ここで昔の運用との違いがものすごく目についた。
3. 昔は「人が手順書」だった
以前、受け入れ側をやっていたときには、本人に説明する以前の問題がよく起きていた。
説明する側が、必要な資料を持っていない。
「このケースの案内ってありますか」
「規程ください」
「この書類、誰が持っていますか」
「最新版どれですか」
「この人には何を説明すればいいですか」
まず担当者が社内で資料を探す。
見つからなければ、詳しい人に聞く。
それでも足りなければ、人間が口頭で補う。
その結果、担当者自身が巨大な補助記憶装置になる。
入社者から見ると親切だ。
「担当の人が全部教えてくれる」。
しかし、運用側から見ると怖い。
その人が休んだらどうする。
異動したらどうする。
忘れたらどうする。
説明内容が人によって違ったらどうする。
つまり、マニュアルが人間の頭の中にある。
これは「属人化」という言葉を、かなり分かりやすく可視化した状態だった。
4. 今回は「手順書が手順書をやっている」
一方、今回の入社準備は思想が違った。
案内が届く。
読む。
自分に該当するものを処理する。
分からない例外だけ聞く。
以上。
文章にすると当たり前すぎて何も面白くない。
しかし、以前「説明する側が資料を探す」ところから始めていた人間からすると、これはかなり衝撃的だった。
手順書が、ちゃんと手順書をやっている。
住居なら住居の資料に必要事項がまとまっている。
通勤なら通勤。
提出物なら提出物。
期限と宛先も書いてある。
対象外なら「対象外の人は対応不要」と書いてある。
担当者は人間版の取扱説明書にならなくていい。
入社者も「一から全部説明してもらう客」ではなく、資料を読んで自走する前提になっている。
これだけで、双方の工数がかなり違う。
5. 「大手だから偉い」ではなく、人数が増えると人力説明が壊れる
ここを単純に「大企業は優秀、中小企業はダメ」とすると話が雑になる。
むしろ規模の問題として考えると分かりやすい。
十人に説明するなら、詳しい人が一人ずつ説明しても何とかなる。
百人、千人、何万人となれば、それを続けるのは無理がある。
人数が増えるほど、
- 誰が担当しても同じ案内になる
- 誰が休んでも処理が止まらない
- 最新版が一つに決まっている
- 本人が自分で確認できる
- 例外案件だけ人が扱う
という設計が必要になる。
研究でも、組織規模とルール・形式化の関係は古くから扱われている。また、中小企業では人事情報システムやセルフサービスが十分整っておらず、オンボーディングの進捗管理などが紙や表計算、手作業に依存していた事例も報告されている。
だから「大手は性格が几帳面」というより、規模が大きいと標準化しないと運用そのものが成立しにくいと見るほうが自然だ。
逆に小さい組織では、「あの人に聞けば全部分かる」で回ってしまう。
回ってしまうから、改善の優先順位が上がらない。
そしてその人が抜けた瞬間、急に世界が暗くなる。
6. 中小の強みもある。標準化しすぎると別の地獄が始まる
もちろん、標準化は万能ではない。
小さい組織には、判断が速い、例外対応が柔軟、相談相手がすぐ見つかる、制度変更をその場で決められる、といった強みがある。
一方、大規模組織は、標準化のための標準化が始まると、
「この申請をするために、申請権限を申請してください」
の世界へ行く。
資料が多すぎて、どれを読めばいいか分からない。
システムが多すぎて、入口が分からない。
例外なのに通常フローへ無理やり押し込まれる。
これもまた不健全だ。
実際、手順書に関する研究でも、文書が役立つためには、内容が単純で、アクセスしやすく、量が過剰でないことが重要だと指摘されている。
だから勝負は「規程が多いか少ないか」ではない。
必要な情報が、必要な人に、必要なタイミングで、迷わず届くか。
ここである。
7. 適性検査は「説明書を自力で読めるか試験」なのか
大量の資料を読みながら、一瞬こう思った。
「もしかして、採用時の適性検査って、このためにあるんですか……？」
もちろん違う。
適性検査は寮の規程を読める人を選抜する秘密試験ではない。
ただ、大きな組織ほど、
「社会人として、案内を読んで、期限を確認して、必要なものを自分で出してください。分からないところだけ聞いてください」
という前提を置きやすいのは確かだ。
採用、システム、手順書、問い合わせ窓口。
それぞれが別々に存在するのではなく、全部合わせて『自走できる人に、自走できる環境を渡す』設計になっている。
そして元受け入れ担当からすると、ここが一番気持ちいい。
本人が読めば分かることを、担当者が毎回ゼロから朗読しなくていい。
人間は、例外と相談に使えばいい。
そのために人間がいる。
8. タスクが多いのではなく、「全部見える」から多く感じる
今回、案内が一気に来た瞬間は「多すぎる」と思った。
しかし並べてみると、今日全部やる必要はない。
住居が決まらないと住所登録はできない。
引っ越していなければ住所変更はできない。
費用が発生していなければ精算書は完成しない。
退職後にしか発行されない書類もある。
つまり、実際に今やるべきものは数個しかない。
残りは待ち。
私は「自分が今できることをゼロにしてから遊びたい」タイプなので、タスクが見えると全部潰したくなる。
しかし依存関係を切ると、
今やる
→ 相手待ち
→ 条件成立後にやる
→ 当日持っていく
の四箱くらいで済む。
タスク管理とは、全部を今日やることではない。
今日やらなくていいものを、安心して今日やらないための作業でもある。
9. 仕事を辞めても暇にならない理由
長期休暇に入れば暇になると思っていた。
実際には、遊びの予定、学びの予定、旅行、生活整理、引っ越し、手続きで普通に忙しい。
ここで分かった。
以前「時間がない」と感じていたのは、やることが多すぎたからだけではない。
労働が大きな固定枠として先に時間を取っていたからだ。
それが消えると、自分で選んだ予定が入る。
しかも不思議なことに、自分で選んだ予定は忙しくても嫌ではない。
外出して、何もせず見て回るだけの日もある。
旅行を考える日もある。
勉強する日もある。
手続きを一気に片付ける日もある。
暇ではない。
ただし、会社に時間を予約されていない。
この差は大きい。
10. 結論――「人を説明書にしない」は、それだけでかなり強い
入社手続きを自分でやってみて、一番強く感じたのは福利厚生でも設備でもなかった。
運用が人の記憶に依存していないことだった。
人が説明書になると、その人は親切であればあるほど忙しくなる。
質問される。
探す。
説明する。
抜けを補う。
次の人にも同じ説明をする。
そして「その人しか分からない」が強化される。
逆に、手順書が手順書として機能すれば、
本人は自分で進められる。
担当者は例外だけを見る。
説明の品質差が減る。
引き継ぎも軽くなる。
派手ではない。
だが、組織の強さとは、こういう地味な部分に出る。
前者：人が手順書。
後者：手順書が手順書。
理想はもちろん、手順書だけで全部終わらせることではない。
通常処理は仕組みに任せ、困ったときだけ人が助ける。
その状態である。
以前は受け入れ担当として、
「資料ください」
「規程ください」
「これ誰に聞けばいいですか」
から始めていた。
今は入社する側として、
「はい、資料読みます。該当するもの出します。終わり」
で進む。
同じ「入社手続き」なのに、見えている世界がまるで違う。
そして大量の案内を前にして、最後に残った感想はこれだった。
やること多い。
でも、何をやればいいか全部分かる。
たぶん、健全な面倒くささとは、こういうものなのだと思う。
参考・補足
- CIPD, Operating efficiently: implementing HR information systems in SMEs (2021): 中小企業の事例では、HRIS導入前に紙・表計算・手作業へ依存し、従業員セルフサービスが限定的だった例を紹介。
https://www.cipd.org/en/views-and-insights/thought-leadership/insight/hr-systems-sme/ - CIPD, Operating efficiently: implementing HR information systems in large organisations (2021): 大規模組織における人事プロセス標準化、自動化、セルフサービス化の複雑さを解説。
https://www.cipd.org/en/views-and-insights/thought-leadership/insight/hr-systems-large-organisations/ - Pugh et al. などの古典的組織研究では、組織規模、形式化、標準化などが組織特性として繰り返し扱われてきた。
- Aase (1998), Handbooks as a tool for organizational learning: 手順書が経験移転の道具として機能するには、単純さ、利用可能性、過剰な文書量を避けることなどが重要とする。
- これらは「大企業は必ず標準化されている」「中小企業は必ず属人的」という意味ではない。本稿は研究知見を背景に、一つの体験を一般化しすぎない範囲で整理したエッセイである。
