中繼資訊
- 候選檔名：
ai-as-translator-for-work-communication.md - 預定標題：AI也是一種「翻譯器」——把原始想法轉成職場語言、會議表達和對方跟得上的抽象層級
- 副標題：把憤怒、違和感和突然的抽象跳躍，改寫成別人能一步一步跟上的說法
- 適合讀者：
- 自己腦中邏輯明明連得起來，卻常被別人說「你話題跳太快」的人
- 覺得把想法改成職場說法或會議用語很麻煩的人
- 真心話直接說出口容易太衝，所以想把表達修順一點的人
- 想用AI整理出更容易讓別人理解的文字的人
- 搜尋關鍵字：
- AI 職場表達 轉換
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- AI不只可以翻譯語言，也能把憤怒和違和感轉成職場表達、會議用語，以及對方能理解的抽象層級。本文用具體例子和提示詞整理實際做法。
開場：AI也可以是一台翻譯器
AI可以當外接大腦。
同時，它也可以當翻譯器。
這裡說的「翻譯」，不只是把日文翻成英文。
- 把憤怒翻譯成職場裡比較容易被接受的說法
- 把原始資訊翻譯成會議上能直接說的發言
- 把突然的抽象跳躍翻譯成有階梯的說明
- 把真心話翻譯成不讓自己吃虧的文字
- 把副業點子翻譯成更一般化、其他人也讀得懂的文章
- 把抱怨翻譯成檢查清單
- 在開口問人之前，把問題本身先翻譯成設計好的提問
這些都做得到。
而且這種「翻譯」其實非常重要。
1. 例子：把憤怒翻譯成職場表達
未經整理的想法可能是這樣：
為什麼別的部門的包裹也要我收，還得由我去聯絡？
一句「不知道就找我」，不就把我變成全公司的未分類詢問箱嗎？
原樣說出去，火氣太重。
讓AI翻譯一下，可以變成這樣：
目前訪客入口的說明中，我被列為「無法確認收件人時的聯絡對象」，因此其他部門的包裹、物流人員與訪客詢問都會集中到我這裡。
我並不是全公司的統一第一線窗口，希望把不同用途、不同部門的代表聯絡方式放在較醒目的位置；如果仍無法確認對象，則改為聯絡總務、警衛室或公司總機。
核心內容其實沒有變。
變的是對方接收到這段話時的感受。
2. 例子：把抽象跳躍翻譯成看得見階梯的說明
未經整理的想法可能是這樣：
把你這次指出問題的原因再抽象一層，其他事情裡不是也會出現同樣的問題嗎？
那不把它做成統一標準，只改這一次有什麼意義？
直接這樣說，對方很容易回一句：「我們現在又不是在講這個。」
讓AI翻譯一下，可以變成這樣：
這次的問題，我會先依照您指出的內容修改。
在此基礎上，如果整理這次修改的原因，似乎可以歸納成「出現○○情況時，就採用△△處理」的判斷標準。
這個標準也可能影響其他事項，所以可以和這次的個別處理分開，另外整理成避免同類問題再次發生的檢查項目。
這樣一來，思考過程中的階梯就看得見了。
- 先處理這一次
- 說明為什麼要改
- 提煉共同標準
- 確認是否影響其他事項
- 再思考如何避免再次發生
順序一出來，對方就比較容易跟上。
3. 例子：別人說「你自己想一下」時怎麼翻譯
未經整理的想法可能是這樣：
是你叫我想的，所以我才會追原因，再想到要不要整理成標準啊。
結果現在又說「我們沒在討論這個」，那到底要我想到哪一步？
原樣說出去，很容易吵起來。
讓AI翻譯一下，可以變成這樣：
這次只需要處理目前這個個案就可以嗎？
還是需要進一步考慮，把它整理成避免同類錯誤再次發生的規則？
我想先確認一下，這次需要思考和處理到什麼範圍。
這樣問，就能把對方那句「你自己想」到底包含多大範圍問清楚。
4. 例子：有些問題直接問本人，可能會讓自己處於不利位置
未經整理的想法可能是這樣：
這件事直接問本人，他會不會覺得「連這個都不知道」？
要是讓對方知道我手上沒有這項資訊，會不會反而讓他更有優勢？
這時可以先請AI做內部整理：
在這件事裡，我事先應該掌握哪些前提資訊？
請把「直接問對方可能讓我處於不利位置的問題」和「我應該先自己查清楚的資訊」分開整理。
如果要改寫成真的拿去問人的句子，可以這樣說：
為了先把雙方的前提對齊，我想確認一下：這次判斷涉及的範圍到○○為止，我這樣理解對嗎？
如果我們對範圍的理解不同，後面可能會需要重做，所以想先確認一下。
這不是毫無準備地把「我不知道」攤開，而是把問題改成「先對齊前提」。
5. 例子：把「你倒是接電話啊」這類問題翻譯一下
未經整理的想法可能是這樣：
推銷電話接了也沒什麼價值，別人只要說一句「找招募負責人」，什麼電話都往我這裡轉，真的很煩。
每接一通電話，我正在做的事情就會被打斷。
讓AI翻譯一下，可以變成這樣：
我並不是拒絕電話溝通。
但目前推銷電話以及負責人不明確的轉接很多，會頻繁打斷本來的工作。希望在轉接前先確認公司名稱、具體事項、負責部門以及是否需要回電，再把確實需要我處理的內容轉給我。
直接找我、與招募相關或確實緊急的事項，我會正常處理。
這樣一來，重點就不是「我不想接電話」，而是「我們需要整理工作流程」。
6. 例子：把「我只做到最低限度」翻譯一下
未經整理的想法可能是這樣：
精神上支持你，但這件事我不做。
本來就是虧本的工作。
我到時間就下班。
讓AI翻譯一下，可以變成這樣：
我理解目前情況應該很辛苦，不過這次還是請由負責這項工作的團隊推進。
如果有需要確認的內容，只要在我的職責範圍內，我會配合回答。
這樣表達，聽起來就不是冷冰冰地甩手，而是在清楚劃出自己的職責範圍。
7. 請AI幫你「翻譯」時，可以直接使用的基本提示詞
把還沒整理的想法交給AI時，可以這樣要求：
請把下面這些未整理的想法，改寫成在職場中比較不容易引發不必要衝突的表達。
目的不是把情緒丟到對方身上，而是把職責範圍、避免同類問題再次發生的方法，以及需要確認的事項說清楚。
不要攻擊對方，但也不要讓我承擔超過自己職責範圍的責任。
如果你想把「抽象跳躍」翻譯成別人能跟上的說明，可以這樣說：
請把下面的內容改寫成讓對方不容易覺得「你怎麼突然跳到另一個話題了」的說明。
依照「具體處理 → 原因 → 共同標準 → 避免再次發生」的順序組織。
請把這次的個別處理和是否需要標準化這兩個話題分開。
如果是一些在人際關係上不太方便直接問的問題，可以先這樣整理：
請找出下面這件事中，那些如果直接問對方可能讓我處於不利位置的問題。
請分成三類：我應該先自己確認的前提、可以直接問對方的問題、需要把問法說得更圓一些的問題。
請把最後的確認句改寫成不容易讓對方覺得「你連這個都不知道」的表達。
8. 用一句話講透：給AI原始資料，給人類翻譯完成的資料
這篇文章如果只留一句話，就是：
給AI原始資料。
給人類翻譯完成的資料。
還可以再加一句：
真心話別急著直接丟給人，先讓AI翻譯成職場裡比較容易被接受的說法。
再加一句：
在問人之前，先讓AI幫你把前提對齊。
先降低確認成本和資訊博弈的成本，再把問題交給人。
這樣做通常安全得多。
