Ngay cả các công ty lớn cũng không lọc ra được những nhân viên chụp ảnh BeReal ngay tại chỗ làm rồi vô tình để lộ thông tin nội bộ.
Vậy thì phỏng vấn đến ba, bốn vòng để làm gì?
Câu hỏi này khá sắc bén.
Nhưng nếu chốt vấn đề ở chỗ "người phụ trách tuyển dụng đã không nhìn ra", thì hơi chệch trọng tâm.
Bởi vì kiểu lộ thông tin qua BeReal xảy ra ở một chỗ khác với những thứ mà buổi phỏng vấn có thể kiểm tra, như năng lực hay tính cách.
Thứ nhìn thấy được qua phỏng vấn, cùng lắm chỉ là:
- Có trò chuyện bình thường được không
- Có giải thích được động lực ứng tuyển không
- Quá trình làm việc có mâu thuẫn lớn nào không
- Có khiến người phỏng vấn khó chịu không
- Ngay lúc đó có cư xử đúng mực không
Nhưng khi thông báo BeReal bật lên giữa giờ làm, liệu người đó có kịp nghĩ ngay:
"Giờ chụp ở đây có được không?"
"Phía sau có lọt tên khách hàng vào không?"
"Bảng trắng hay màn hình máy tính có vào khung hình không?"
"Nghĩ 'chỉ cho bạn bè xem thôi nên không sao' có thật sự ổn không?"
Điều đó thì chỉ qua phỏng vấn gần như không thể biết được.
Nói cách khác, đây không hẳn là thất bại của khâu phỏng vấn tuyển dụng, mà là vấn đề quản lý thông tin nội bộ trong thời đại mạng xã hội bốc đồng.
BeReal được thiết kế để "chụp ngay lập tức"
BeReal hoạt động thế này: mỗi ngày có một thông báo vào giờ ngẫu nhiên, và bạn có 2 phút để chụp ảnh rồi chia sẻ. Hơn nữa, ứng dụng dùng cả camera trước lẫn camera sau cùng lúc, nên chụp được cả bạn lẫn khung cảnh xung quanh.
Đây chính là điểm khiến nó rắc rối hơn một bài đăng mạng xã hội thông thường.
Với Instagram hay X (trước đây là Twitter), bạn còn chọn ảnh, nghĩ nội dung và có chút thời gian kiểm tra lại trước khi đăng.
Còn BeReal, đúng như tên gọi, giá trị nằm ở việc ghi lại "khoảnh khắc ngay lúc này".
Tức là ứng dụng đang thúc người dùng thế này:
Chụp ngay đi.
Cho mọi người thấy bạn đang ở đâu.
Đừng chỉnh sửa, hãy cho xem thật.
Thiết kế này vui trong đời sống thường ngày.
Bạn bè có thể chia sẻ "đang làm gì đó" một cách rất tự nhiên.
Nhưng ở nơi làm việc thì cực kỳ không hợp.
Vì chỗ làm việc có quá nhiều thứ không được phép lọt vào khung hình:
- Tên khách hàng
- Tên nhân viên
- Thẻ nhân viên
- Bảng tên
- Bảng trắng
- Màn hình máy tính
- Tài liệu
- Sơ đồ chỗ ngồi
- Tài liệu họp
- Thông tin sản phẩm
- Thông tin đối tác
- Bên trong nhà máy, phòng nghiên cứu, văn phòng
Dù chỉ vô tình lọt vào như phông nền của một ngày bình thường, với công ty đó vẫn có thể là lộ thông tin.
Đến đây, BeReal không còn đơn thuần là mạng xã hội cho giới trẻ, mà trở thành một giao diện thúc giục bốc đồng, va chạm trực diện với quy định quản lý thông tin ở nơi làm việc.
"Dạy rồi thì sẽ ngăn được" là chưa đúng
Vậy, đào tạo khi mới vào công ty thì có ngăn được không?
Đào tạo tất nhiên là cần.
"Trong công ty không chụp ảnh, không quay video."
"Không đăng thông tin công ty lên mạng xã hội."
"Tài khoản riêng tư cũng không được."
"Dù là BeReal, Instagram hay LINE (ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất ở Nhật), không liên quan tên ứng dụng, đều không được."
"Nếu lọt vào bảng trắng, màn hình, tài liệu, khuôn mặt, bảng tên, tên khách hàng là vi phạm."
Phải dạy đến mức dùng ví dụ cụ thể như vậy.
Nhưng đào tạo xong cũng không ngăn được hoàn toàn.
Vì trong mọi nhóm người luôn có "một người không nghe".
Giải thích cho 100 người, 99 người hiểu, nhưng chỉ cần 1 người không nghe là sự cố vẫn xảy ra.
Và lộ thông tin thì dù 99 người làm đúng, chỉ một bài đăng của một người là đủ để xảy ra.
Đây chính là cái gọi là bài toán quả bom 1 trên 100 người.
Công ty nói "đã giải thích lúc vào làm rồi" thì chưa đủ chắc.
Thứ thực sự cần là phòng thủ nhiều lớp như sau:
- Giải thích quy định
- Làm bài kiểm tra mức độ hiểu
- Yêu cầu ký cam kết
- Cho nhân viên tự phán đoán bằng ví dụ cụ thể
- Treo bảng khu vực cấm chụp ảnh
- Quy định khu vực cấm mang điện thoại vào
- Không để tên khách hàng hay thông tin mật ở nơi nhìn thấy được
- Quy định đường dây báo cáo khi có sự cố
- Nêu rõ tiêu chuẩn xử lý khi vi phạm
Đào tạo là cần, nhưng chỉ đào tạo thì không đủ.
Không thể ngăn được bằng kiểu bảo mật chỉ "làm cho có đào tạo".
Dù "quy định nội bộ vốn có sẵn", chuyện vẫn lặp lại
Với những vụ như lần này, ở ngân hàng hay các tập đoàn lớn, khó mà nghĩ rằng công ty hoàn toàn không có quy định nội bộ.
Nhiều khả năng những quy định như cấm chụp ảnh trong công ty, nghĩa vụ giữ bí mật, quản lý thông tin cá nhân và cấm đăng lên mạng xã hội vẫn có từ trước.
Dù vậy, sự cố vẫn xảy ra.
Vì sao?
Không phải vì không có quy định, mà là vì quy định thua trước sự bốc đồng.
Thông báo BeReal bật lên.
Bạn bè xung quanh cũng đang đăng.
Có cảm giác "phải chụp ngay".
Chụp với ý nghĩ chỉ cho bạn bè xem.
Không kiểm tra phông nền.
Đăng lên.
Ai đó lưu lại và lan truyền.
Thông tin công ty lọt ra ngoài.
Quy trình này khác với việc cố ý mang thông tin ra ngoài.
Bản thân người đó không hề nghĩ "mình sẽ làm lộ thông tin công ty".
Họ chỉ làm như một phần kéo dài của những bài đăng thường ngày.
Chính vì thế mới rắc rối.
Đây không phải chuyện điệp viên có ý đồ xấu, mà là vấn đề của một người trong nội bộ sơ ý, bị thông báo cuốn đi.
Theo cách nhìn về mối đe dọa nội bộ mà các tổ chức như CISA (Cơ quan An ninh mạng và Hạ tầng của Mỹ) đề cập, rủi ro từ người trong nội bộ không chỉ là ác ý, mà còn là khả năng người có quyền hạn và hiểu biết nội bộ gây thiệt hại cho tổ chức. Người đang ở nơi làm việc có thể đưa ra ngoài những gì mình nhìn thấy, dù không hề có ác ý.
Vậy nên, vấn đề không phải là "tuyển nhầm người tính cách xấu".
Mà là: chỉ cần ở bên trong công ty, bất kỳ ai cũng có thể trở thành cửa ngõ làm lộ thông tin.
Có thể hạn chế điện thoại cá nhân đến đâu?
Điểm khó ở đây là ranh giới với điện thoại cá nhân.
Công ty không thể chi phối cả đời sống riêng tư của nhân viên.
Việc quản lý hoàn toàn xem họ cài ứng dụng gì trên điện thoại cá nhân, hay đăng gì vào ngày nghỉ là rất khó.
Vì vậy, cấm "dùng BeReal" cho toàn bộ đời sống riêng là không thực tế.
Nhưng trong những tình huống liên quan đến không gian công ty, giờ làm việc, thông tin mật, thông tin khách hàng và thông tin nhân viên, công ty có thể hạn chế mạnh tay.
Ranh giới nên được vạch như sau:
Công ty không chi phối việc sở hữu điện thoại cá nhân hay việc dùng trong đời sống riêng.
Nhưng trong công ty, trong giờ làm, tại chỗ khách hàng, trên xe công ty, trong khu vực mật, và ở bất cứ nơi nào có thể lọt thông tin công ty, nghiêm cấm dùng thiết bị cá nhân để chụp, ghi âm, phát trực tiếp, đăng hoặc chia sẻ.
Hạn chế theo hành vi, chứ không theo tên ứng dụng.
Quy định yếu là thế này:
Cấm BeReal.
Quy định như vậy sẽ có kẽ hở.
"Thế Instagram thì được à?"
"Chỉ gửi cho một người bạn qua LINE thì sao?"
"Tài khoản riêng tư thì sao?"
"Miễn không phải TikTok là được à?"
Những cuộc tranh luận kiểu này sẽ xuất hiện.
Quy định mạnh là thế này:
Ở những nơi có thể lọt thông tin công ty, cấm dùng thiết bị cá nhân để chụp, ghi âm, phát trực tiếp, đăng và chia sẻ.
Thứ cần cấm không phải một ứng dụng cụ thể, mà là hành vi đưa thông tin công ty ra bên ngoài.
Thói quen dùng mạng xã hội của người trẻ không thể chặn chỉ bằng quy định
Nói thẳng ra, thói quen dùng mạng xã hội và tính bốc đồng của người trẻ rất khó kìm chỉ bằng quy định trên giấy.
Đây không phải để coi thường người trẻ.
Ngược lại, nghĩ rằng "đã ghi trong nội quy lao động thì chắc họ hiểu" mới là quá ngây thơ với một thế hệ mà mạng xã hội đã ngấm vào thói quen sống.
Với người từ thời đi học đã dùng BeReal để chia sẻ đời thường với bạn bè, nhận thông báo là chụp có thể đã là hành động rất tự nhiên.
Trong đầu họ, có lẽ đó không phải là
công khai thông tin công ty
mà chỉ là
như mọi khi, cho bạn bè xem mình đang thế nào
Chỗ này có sự lệch nhau.
Trong mắt công ty, văn phòng là không gian mật.
Trong mắt người đó, đó là nơi mình đang ở.
Trong mắt bạn bè, đó là một bài đăng thường ngày.
Còn khi lên mạng, đó là lộ thông tin.
Bốn cách nhìn này va vào nhau ngay trong cùng một bức ảnh.
Vì vậy, công ty đừng nghĩ "chắc là biết thôi, đó là lẽ thường".
Không dựa vào lẽ thường, mà phải biến nó thành quy tắc hành vi cụ thể.
Không chỉ ngăn tái diễn, mà thiết kế sẵn để hạn chế thiệt hại khi nó tái diễn
Vấn đề này rất khó ngăn tái diễn hoàn toàn.
Bởi vì các điều kiện hội tụ quá nhiều:
- Điện thoại cá nhân lúc nào cũng mang theo người
- Camera ngày càng tốt
- Mạng xã hội thúc đẩy đăng ngay lập tức
- Người trẻ quen chia sẻ đời thường
- Nơi làm việc có nhiều thông tin không được lọt vào khung hình
- Dù chỉ đăng cho bạn bè, vẫn có thể bị chụp màn hình, lưu lại và lan truyền
- Lỗi của một người có thể thành vấn đề uy tín của cả công ty
Vì vậy, điều thực tế không phải là "làm sao để không bao giờ xảy ra nữa", mà là hướng tới dù có xảy ra thì thiệt hại cũng không lớn.
Ví dụ, thiết kế như sau.
1. Ghi rõ thành văn việc cấm mở camera trong công ty
Không chỉ ghi "cấm chụp ảnh trong công ty", mà viết đến cả:
- Không mở ứng dụng camera
- Có thông báo BeReal cũng không chụp
- Giờ nghỉ cũng không chụp ở nơi có thể lọt thông tin công ty
- Nếu muốn chụp, hãy ra khu nghỉ được chỉ định hoặc ra ngoài công ty
2. Làm bài tập tình huống "Cái này đăng được không?"
Chỉ giải thích thôi thì người không nghe sẽ lọt lưới.
Ví dụ, trong buổi đào tạo đưa ra các câu hỏi như sau:
- Ảnh có màn hình máy tính nhỏ lọt ở phía sau thì có đăng được không
- Chữ trên bảng trắng không đọc được thì có sao không
- Lật mặt thẻ nhân viên lại thì được không
- Tài khoản riêng tư thì được không
- Chỉ gửi cho một người bạn qua LINE thì được không
- Giờ nghỉ thì có được chụp trong văn phòng không
- Nếu chỉ lọt một phần tên khách hàng thì xử lý thế nào
Nếu không cho họ tự phán đoán bằng ví dụ cụ thể thế này, quy định sẽ không ngấm vào người.
3. Không để thông tin không được nhìn thấy ở nơi nhìn thấy được
Viết tên khách hàng lên bảng trắng.
Để tài liệu trên bàn.
Rời chỗ mà để màn hình máy tính còn mở.
Thẻ nhân viên, bảng tên bị lọt vào ảnh.
Nếu những tình trạng này thành thói quen, khi xảy ra sự cố chụp ảnh thì thiệt hại sẽ lớn.
Không chỉ nói "đừng chụp", mà phải tạo ra một nơi làm việc mà dù bị chụp, thiệt hại cũng nhỏ.
4. Phân chia khu vực cấm mang điện thoại
Cấm điện thoại đồng loạt trong toàn công ty đôi khi không thực tế.
Nhưng ở những nơi có thông tin khách hàng, thông tin tài chính, thông tin cá nhân, thông tin nghiên cứu, thông tin sản xuất, có thể hạn chế mang điện thoại cá nhân vào.
Không cấm tất cả, mà chia theo khu vực:
- Khu vực mật: cấm mang điện thoại cá nhân vào
- Văn phòng: cấm mở camera
- Phòng nghỉ: được dùng trong phạm vi không lọt thông tin công ty
- Ngoài trời, ngoài công ty: thuộc đời sống riêng, về nguyên tắc là tự do
Phân thành từng cấp như vậy.
5. Lập đường dây báo cáo khi có sự cố
Với lộ thông tin, không chỉ bản thân sự việc, mà cách xử lý sau khi bị phát hiện cũng quan trọng.
Nếu lúc người đó nhận ra "toang rồi" mà không có đường để báo ngay, việc xóa bài sẽ chậm và sự lan truyền sẽ tăng lên.
Cần xác định:
- Báo cho ai
- Báo trong bao nhiêu phút
- Quy trình xóa bài đăng
- Cách ghi lại ảnh chụp màn hình, URL, thời điểm đăng
- Việc quyết định có liên hệ khách hàng và các bên liên quan không
- Ghi chép về biện pháp ngăn tái diễn
"Sợ bị mắng nên im lặng" là nguy hiểm nhất.
Hơn bốn vòng phỏng vấn, "cài đặt quy tắc" ngay ngày đầu hiệu quả hơn
Phỏng vấn ba, bốn vòng có thể giảm bớt phần nào sự không phù hợp.
Nhưng muốn dùng phỏng vấn để phát hiện hoàn toàn kiểu lộ thông tin BeReal thì là không thể.
Nếu hỏi trong phỏng vấn "Bạn có chụp BeReal trong giờ làm không?", thông thường họ sẽ trả lời "Không".
Và bản thân họ có thể thật sự định không chụp vào thời điểm đó.
Nhưng sau khi vào làm, thông báo bật lên.
Bạn bè đang đăng.
Họ nghĩ "phải chụp ngay".
Chụp mà không nhìn kỹ xung quanh.
Rồi sự cố xảy ra.
Vì vậy, thay vì cố sàng lọc những người sơ suất trong phỏng vấn tuyển dụng, nói như sau vào ngày đầu đi làm sẽ nhanh hơn:
Xin đừng chụp BeReal trong công ty.
Không chỉ BeReal, xin đừng mở camera ở nơi có thể lọt thông tin công ty.
Tài khoản riêng tư, chỉ bạn bè xem, hay gửi qua LINE cũng không được.
Nếu phía sau lọt tên khách hàng, tên nhân viên, tài liệu, màn hình, bảng trắng, bảng tên thì đó là lộ thông tin.
Có thông báo thì cứ bỏ qua. Nếu muốn chụp, hãy chuyển sang nơi không lọt thông tin công ty.
Phải nói đến mức này.
Sau đó cho làm bài tập tình huống, lấy chữ ký, và đặt ra giới hạn theo khu vực.
Thực tế hơn nhiều so với việc nhìn thấu con người qua phỏng vấn.
Kết luận: đừng giao việc phán đoán tuân thủ cho mạng xã hội bốc đồng
Chuyện lộ thông tin qua BeReal không đơn thuần là "giới trẻ bây giờ thật quá đáng".
Tất nhiên, trách nhiệm của người chụp thông tin nội bộ rồi đăng lên là nặng.
Chụp ảnh ở nơi có thể lọt thông tin mật hay thông tin cá nhân là hành vi rất nguy hiểm.
Nhưng phía công ty, chỉ nói "quy định có ghi" hay "đã giải thích lúc vào làm" cũng là chưa đủ.
Con người không nghe.
Quên.
Hành động theo thói quen quen thuộc.
Bị thông báo cuốn đi.
Tin rằng chỉ bạn bè xem thì không sao.
Quên kiểm tra phông nền.
Vì vậy, nên nghĩ về thiết kế như sau:
Sự bốc đồng của con người không thể ngăn chỉ bằng quy định trên giấy.
Do đó, hãy thiết kế bao gồm cả đào tạo, cam kết, ví dụ cụ thể, hạn chế môi trường, cách thông tin hiện ra, và cách xử lý khi có sự cố.
Đây là một vụ chưa có lời giải và nhiều khả năng sẽ còn lặp lại.
Chính vì thế, điều cần không phải là "chỉ trích bộ phận nhân sự đã không nhìn ra trong phỏng vấn".
Điều cần là thiết kế nơi làm việc cho thời đại mạng xã hội bốc đồng.
Nếu phải gắn nhãn, thì đó là:
Vấn đề đừng giao phán đoán cho mạng xã hội bốc đồng.
Vấn đề quả bom 1 trên 100 người.
Bảo mật kiểu làm cho có đào tạo.
Lộ thông tin qua BeReal, vụ việc chưa có lời giải.
Đừng tin vào sự tự giác của con người.
Hãy đặt hàng rào, biển báo và ổ khóa.
Rồi với giả định vẫn sẽ có thứ lọt ra, hãy thu hẹp phạm vi thiệt hại.
