“Tolong terbitkan artikel baru.”
Sistem otomatis mulai bekerja. Namun sebelum menangani artikelnya, ia memeriksa daftar naskah, hasil pemeriksaan, status terjemahan, dan daftar tunggu terbit. Catatan disusun ulang, disimpan, lalu dicocokkan lagi.
Sekitar 23 menit habis untuk persiapan. Pekerjaan utama pada artikel belum sempat dimulai.
Ini berdasarkan satu catatan pelaksanaan yang dianonimkan: sekitar 8 menit menyiapkan kondisi sistem dan 15 menit menyimpannya, sebelum proses berhenti secara paksa. Itu bukan rata-rata semua sistem.
Bayangkan pabrik yang semua pekerjanya datang, ikut apel pagi, menandatangani daftar hadir, lalu pulang tanpa membuat satu barang pun. Padahal pabriknya otomatis dan tidak punya pegawai manusia.
Daftar kerja melahirkan daftar kerja lain
Pencatatan kemajuan itu berguna. Kita perlu tahu naskah mana sudah ada, sudah lulus pemeriksaan penting, atau belum diterbitkan agar tidak dikerjakan dua kali.
Masalah muncul ketika daftar bertambah: naskah, hasil pemeriksaan, terjemahan, antrean terbit, dan laporan tiap bagian. Jika angkanya berbeda, muncul pekerjaan baru untuk mencocokkan semuanya.
“Mana artikelnya?” “Sedang memperbarui daftar.” “Sudah selesai?” “Sedang memeriksa riwayat perubahan daftar.”
Bagian administrasi berhasil membuat robot. Robot itu malah melamar kerja di bagian administrasi.
Demi menjaga daftar, penerbitan dihentikan
Di sistem yang terlalu terikat, mengganti satu catatan kemajuan bisa dianggap mengubah seluruh bahan terbitan. Sistem lalu menyusun ulang semuanya. Ketika bagian lain memperbarui daftar saat proses berlangsung, pekerjaan dimulai dari awal lagi.
Untuk menghentikan putaran itu, sistem kadang melarang bagian lain menulis catatan sementara penerbitan berjalan.
Daftar yang dibuat untuk memperlancar penerbitan justru menghalangi artikel terbit.
Seperti kasir minimarket yang berhenti melayani hanya untuk menghitung ulang jumlah orang yang sedang mengantre.
Pembagian kerja bukan pembagian formulir
Penulis menyimpan naskah. Bagian penerbitan memeriksa naskah itu lalu menayangkannya. Bagian pemantauan memastikan halaman bisa dibuka pembaca.
Masing-masing menyelesaikan tugasnya sendiri. Jika semuanya harus memperbarui satu dokumen raksasa, dokumen itu menjadi penghambat bersama. Menambah orang di antrean satu loket cap tidak akan membuat antreannya lebih cepat.
Jadi, semua catatan dibuang?
Catatan ganda bisa dikurangi. Informasi penting tetap diperlukan.
Sistem harus tahu versi mana dari artikel mana yang sudah terbit dan bagaimana melanjutkan setelah berhenti. Kalau tidak, artikel bisa terbit dua kali atau naskah lama menimpa yang baru.
Jika situs dan penyimpanan yang sudah ada memberikan informasi itu, jangan menyalinnya lagi ke lima daftar.
Periksa artikel yang berubah. Gunakan kembali hasil yang masih berlaku. Biarkan laporan memantau penerbitan, bukan menahannya.
Keberhasilan berarti jumlah artikel baru yang benar-benar bisa dibaca, bukan banyaknya daftar yang diperbarui.
“Laporan hari ini: semua catatan cocok. Artikel baru: 0.”
Selamat, pabriknya berubah menjadi museum formulir.
