「みんな忙しいからできない」は便利な言い訳になりやすい
職場ではよく、次のような言葉が使われます。
みんな忙しいから仕方ない 忙しくてメールを見られなかった 忙しいから確認できなかった 忙しいから判断できない 忙しいから教育できない 忙しいから後で見ます
もちろん、本当に忙しいことはあります。
管理職も、現場担当者も、上司も、部下も、みんなタスクを抱えています。
だから「忙しい」という事実自体を否定する必要はありません。
問題は、その後です。
忙しいからできない
で話が止まり、判断も確認も設計もされず、最後に担当者だけが責任を負わされる。
これが問題です。
「忙しい」は現状説明であって、解決策ではない
「忙しい」は現状説明です。
しかし、解決策ではありません。
本来は、
忙しい だから優先順位を決める だから何を後回しにするか決める だから誰が判断するか決める だから確認期限を決める だから代理判断者を立てる だから未返信時の扱いを決める だからやらない仕事を決める
まで進む必要があります。
ところが、穴あき職場では、
忙しい だから確認できない でも担当者は進めて でも勝手に決めるな でも失敗したら担当者の責任 でも主体的にやって
という状態になります。
これは、忙しいことが問題なのではありません。
忙しい前提で回る仕組みを作っていないことが問題です。
ツールがあっても責任転嫁は消えない
現代の職場には、便利なツールがたくさんあります。
- メール
- Teams
- Slack
- チャット
- タスク管理ツール
- 議事録
- 共有フォルダ
- ワークフロー
- 電子承認
これだけツールがあるなら、責任転嫁は減りそうに見えます。
しかし、実際には消えません。
なぜなら、ツールがあっても、
- 誰が確認するのか
- いつまでに確認するのか
- 返信がない場合どうするのか
- 未返信は承認扱いなのか
- 未返信は未承認扱いなのか
- 緊急時はどのルートを使うのか
- 判断が遅れた場合、誰の責任なのか
が決まっていないからです。
ツールだけ導入しても、運用ルールと責任設計がなければ、結局責任転嫁は起きます。
これは、ツール導入だけDXです。
「メールを送ったのに見てない」と言われる問題
よくあるのが、次のパターンです。
担当者がメールやTeamsで確認依頼を送る。
しかし、上位者や確認者が見ていない。
その後、問題が起きると、
メール見てない 忙しくて確認できなかった 重要なら直接言ってほしかった なんでリマインドしなかったの？ 口頭でも言ってくれないと困る もっと分かりやすく書いてほしかった
と言われる。
これが続くと、下側だけが、
- メールで送る
- 口頭でも言う
- チャットでも送る
- リマインドする
- 相手の忙しさを察する
- 返信がない場合も確認する
- 結果責任も負う
という状態になります。
これはおかしいです。
もちろん、送る側にも分かりやすく伝える責任はあります。
しかし、確認する立場の人にも、確認する責任があります。
「忙しくて見ていない」は、確認者側の運用不備でもあります。
口頭だけでも、メールだけでも弱い
口頭だけだと、
言った・言わない
になります。
メールだけだと、
見た・見ていない
になります。
だから、重要な確認は、
口頭で要点確認 メール・Teamsで記録 返信期限を明記 未返信時の扱いを明記 必要なら関係者をCC 緊急なら別ルートも使う
という形にした方が安全です。
たとえば、次のように書きます。
本日口頭で確認した件について、認識合わせのため記録します。 〇〇はA案で進める想定です。 もし認識違い・修正があれば、本日17時までにご連絡ください。 期限までに修正がない場合は、A案で進めます。
このように、確認内容・期限・未返信時の扱いを残します。
それでも「忙しくて見れない」と言う人はいる
ただし、ここまでしても、
忙しくて見れない メールが多すぎて埋もれた そんな大事なことなら直接言って 返信がないから進めていいとはならない もっと強くリマインドして その書き方では分からない
と言う人はいます。
その場合は、もうメールの書き方だけの問題ではありません。
確認者として機能していない問題です。
つまり、
確認する立場なのに確認しない 判断する立場なのに判断しない しかし結果責任は下に戻す
という構造です。
これは責任ロンダリングです。
本来の責任分界
この問題をフラットに見るには、責任分界を分ける必要があります。
担当者側の責任
- 必要な情報を整理する
- 判断が必要な点を明確にする
- 期限を明記する
- 記録を残す
- 緊急なら口頭・電話なども使う
- 返信が必要かどうかを明記する
- 自分の権限外の判断を勝手にしない
確認者・上位者側の責任
- 確認する
- 期限内に判断する
- 判断できないなら代替者を立てる
- 見られないなら見られる運用を作る
- 忙しいことを理由に確認責任を消さない
- 未返信による遅延やリスクを下だけに押し付けない
組織側の責任
- 連絡ルールを決める
- 承認ルートを決める
- 未返信時の扱いを決める
- 緊急連絡ルートを決める
- 記録媒体を統一する
- 判断者不在時の代理ルールを作る
- 確認に必要な時間を業務として確保する
これを分けないと、全部担当者の努力不足にされます。
「忙しいなら、忙しい前提で回る仕組みにする」が正解
忙しい職場で必要なのは、
みんな忙しいから仕方ない
ではありません。
必要なのは、
みんな忙しいから、確認ルールを明確にする みんな忙しいから、返信期限を決める みんな忙しいから、判断者を決める みんな忙しいから、やらない仕事を決める みんな忙しいから、未返信時の扱いを決める みんな忙しいから、代理者を決める
です。
忙しいからこそ、設計が必要です。
忙しいから設計しない、ではありません。
忙しいなら、なおさら設計しないと回りません。
現場で使える確認テンプレ
1. 判断依頼
判断依頼です。 A案で進める想定です。 懸念点があれば〇月〇日〇時までにご連絡ください。 期限までにご指摘がない場合は、A案で進めます。