Từ khóa tìm kiếm
- Phản ứng phòng thủ cách nói
- Cách nói tự tin email ví dụ
- Cách nói đúng đắn ở nơi làm việc
- Nói lại cách nói "tự mình tìm hiểu"
- Email xác nhận tiền đề ví dụ
- Cách ứng phó với người phòng thủ
- Cách ứng phó với câu hỏi ném đá
- AI tạo văn bản email
- Giao tiếp nơi làm việc mệt mỏi
- Email đồng bộ nhận thức
1. Người có thể nói "Tôi không biết" thì lại là người bình thường
Khi ở nơi làm việc, khi ai đó hỏi bạn điều gì đó,
"Không biết nữa" "Không biết đâu" "Chắc là anh A biết" "Tôi sẽ kiểm tra"
Nói được những câu này thì tôi nghĩ họ bình thường.
Đây không phải là vấn đề về năng lực.
Họ đang nói thật về vị trí hiện tại của mình. Họ có thể nói rằng họ không biết điều gì đó. Nếu cần, họ có thể giới thiệu người biết hơn.
Thực ra, đây là một kỹ năng rất quan trọng trong công việc.
Vấn đề không phải là việc "Tôi không biết".
Vấn đề là những người không thể thừa nhận rằng họ không biết và nổi giận. Và những người giao việc cho người khác mà không tự mình tìm hiểu.
Khi kết hợp cả hai điều này, cấu trúc căng thẳng nơi làm việc trở nên mơ hồ.
2. Vấn đề không phải là "Tôi không biết", mà là phòng thủ và giao việc
"Không biết" ở nơi làm việc có thể chia thành 3 loại.
Không biết lành mạnh
"Không biết" "Tôi sẽ kiểm tra" "Chắc là anh A biết" "Tôi biết đến đây, nhưng từ đây trở đi cần kiểm tra"
Điều này không có vấn đề gì.
Thực ra, việc nói rõ rằng bạn không biết là rất quan trọng trong công việc.
Không biết mang tính phòng thủ
"Người ta hỏi như vậy thì tôi cũng khó" "Quá chi tiết" "Chỉ phủ nhận" "Bạn làm đi" "Tại sao bạn lại nói vậy"
Đây là tình trạng mà họ coi việc mình không biết hoặc không thể giải thích tiền đề là sự tấn công.
Thực ra, chỉ cần nói "Tôi không biết, bạn có thể giúp tôi không" là được. Nhưng họ không thể nói ra. Vì vậy, họ trả lời bằng sự tức giận hoặc phủ nhận.
Không biết do giao việc
"Không tìm hiểu nhưng vẫn hỏi" "Trước đây đã hỏi rồi nhưng lần nữa gửi lại" "Ở đâu vậy?" "Phải xem cái gì?" "Thôi thì làm trước đi"
Đây là tình trạng mà họ không sẵn sàng chi trả chi phí để tự tìm kiếm, kiểm tra hoặc sắp xếp tiền đề trước khi hỏi người khác.
Khi bị làm như vậy nhiều lần, thời gian của người được hỏi sẽ bị rút ngắn.
Việc người được hỏi tức giận là hoàn toàn tự nhiên.
3. Bạn nghĩ rằng đây là thời gian của bạn sao?
Cơn giận này khá hợp lý khi bạn nhận được những câu hỏi quá thấp hoặc những câu hỏi mà chỉ cần tra cứu là có thể biết được.
"Trước tiên, bạn tự làm đi." "Anh nghĩ thời gian của tôi là gì vậy?" "Tôi đã chia sẻ trước rồi mà." "Bạn đã tìm kiếm chưa?" "Đừng ném câu hỏi mà không có mục đích và tiền đề rõ ràng."
Đây là suy nghĩ hoàn toàn tự nhiên.
Công việc luôn có chi phí thời gian.
Người đặt câu hỏi có thể nghĩ rằng họ đang tiết kiệm thời gian của mình. Nhưng điều đó đồng nghĩa với việc họ đang sử dụng thời gian của người khác.
Nói cách khác, việc đặt câu hỏi mà không tra cứu hoặc chưa chuẩn bị tiền đề có thể là hành vi tự ý sử dụng thời gian của người khác.
Vì vậy, nguyên nhân gây giận dữ không phải là
"Người khác không biết điều gì đó"
mà là
người khác đang chuyển chi phí khám phá, sắp xếp và ra quyết định của họ sang cho tôi
.
Điều này rất quan trọng.
4. Tuy nhiên, nếu ném ra lý lẽ đúng ngay lập tức sẽ khiến người khác phòng thủ
Tuy nhiên, điều khó khăn ở đây là cách diễn đạt.
Nếu bạn đưa ra lý lẽ đúng trong đầu ngay lập tức, người khác sẽ phòng thủ.
Ví dụ:
"Anh nên tự tra cứu đi." "Tôi đã nói rồi mà." "Tôi không thể làm được vì không biết mục đích." "Tiền đề không rõ ràng." "Anh tự xác minh đi." "Không thể hỗ trợ nếu như vậy." "Trước tiên hãy sắp xếp lại rồi mới mang đến."
Nội dung của những câu này thường là đúng.
Tuy nhiên, với một số người, họ sẽ cảm thấy bị chỉ trích, bị phủ nhận hoặc bị xem thường, và phản ứng phòng thủ.
Khi đó, mục đích ban đầu là xác minh tiền đề hoặc làm rõ phạm vi công việc sẽ không được thực hiện.
Lý lẽ đúng là đúng. Nhưng đôi khi, nếu bạn ném ra lý lẽ đúng ngay lập tức, công việc có thể không tiến triển.
Đây là điều phức tạp.
5. Biến đổi cách nói để không kích hoạt phản ứng phòng thủ
Vậy thì nên làm thế nào?
Không cần xóa bỏ lý lẽ đúng. Nhưng cần thay đổi cách diễn đạt.
Điểm mấu chốt là không chỉ trích năng lực của người khác.
Thay vào đó, hãy chuyển đổi thành những từ ngữ như:
- Ngăn ngừa việc phải làm lại
- Đồng bộ nhận thức
- Xác minh tiền đề
- Xác minh phạm vi hỗ trợ
- Xác minh thứ tự ưu tiên
- Xác minh sự khác biệt với tài liệu hiện có
- Xác minh người ra quyết định
- Xác minh thời hạn
Cách nói dễ bị hiểu là tấn công
"Điều đó chỉ cần tra cứu là biết." "Tôi đã nói rồi mà." "Tôi không biết mục đích." "Tiền đề không rõ ràng." "Hãy tự xác minh đi." "Không thể hỗ trợ nếu như vậy."
Cách nói không dễ gây phòng thủ
"Xin xác nhận để thống nhất nhận thức" "Để tránh việc phải quay lại, tôi muốn xác nhận các điều kiện trước" "Chúng tôi muốn xác nhận phạm vi có thể tiến hành" "Chúng tôi muốn xác nhận sự khác biệt so với nội dung đã chia sẻ trước" "Nếu có thể xem xét tài liệu hiện có, chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn cho biết phần nào còn thiếu" "Xin vui lòng cho biết mục đích, thời hạn và người ra quyết định để chúng tôi xác định khả năng xử lý"
Việc chuyển đổi này rất quan trọng.
Nội dung nói ra gần như giống nhau.
Nhưng cách người khác tiếp nhận sẽ thay đổi.
6. Tự tin không phải là "mềm mỏng và dễ bị gục"
Điều được nhắc đến ở đây là cách nói tự tin.
Khi nói đến tự tin, người ta thường nghĩ rằng đó là nói nhẹ nhàng, nhường nhịn, hoặc chịu đựng, nhưng thực ra không phải vậy.
Tự tin là việc truyền đạt những điều cần thiết và ranh giới của bản thân mà không cần tấn công người khác.
Nói cách khác,
- Không đổ lỗi cho người khác
- Nhưng không từ bỏ yêu cầu của mình
- Truyền đạt mục đích, điều kiện, phạm vi thay vì cảm xúc
- Rõ ràng về những điều có thể và không thể làm
- Cung cấp thông tin cụ thể khi cần thiết
Đây không phải là kỹ thuật để trở thành người tốt.
Thực ra, đây là kỹ thuật để bảo vệ thời gian và phạm vi trách nhiệm của chính mình.
7. Nên dùng email thay vì nói trực tiếp
Việc chuyển đổi như vậy, nếu làm ngay tại chỗ bằng lời nói, rất khó khăn.
Đặc biệt khi người khác phòng thủ, hoặc có xu hướng giao việc một cách qua loa, hoặc bạn đang tức giận, thì càng khó hơn.
Vì vậy, trong công việc thực tế, nên chuyển sang viết email.
Và việc viết email có thể nhờ AI làm.
Không nên gửi những điều tức giận hay lý lẽ của bạn một cách nguyên vẹn.
Thay vào đó, hãy làm theo các bước sau:
- Viết sơ sài những điều bạn muốn nói
- Yêu cầu AI chuyển đổi thành văn bản kinh doanh không dễ gây phòng thủ
- Kiểm tra nội dung đã nhận được
- Chỉ giữ lại những điều cần thiết như điều kiện, thời hạn, phạm vi trách nhiệm và gửi đi
Cách làm này sẽ giúp bạn ổn định hơn rất nhiều.
Tóm lại, đó là:
Lắp ống giảm thanh cho khẩu pháo lý lẽ
8. Ví dụ prompt để gửi cho AI
Dưới đây là một số ví dụ để bạn gửi cho AI, rất hữu ích:
Hãy chuyển đổi nội dung sau thành văn bản kinh doanh không dễ gây phòng thủ.
Điều kiện:
- Không đổ lỗi cho người khác
- Tránh các biểu hiện mang tính tấn công như "Tại sao không làm xong?", "Trước đây tôi đã nói rồi", "Bạn tự tìm hiểu đi"
- Mục đích là xác nhận điều kiện, thống nhất nhận thức, tránh việc phải quay lại, xác định rõ phạm vi trách nhiệm
- Tự tin, rõ ràng truyền đạt thông tin cần thiết và các vấn đề cần quyết định
- Cung cấp các lựa chọn cho người khác để họ dễ ra quyết định
- Văn bản ngắn gọn, lịch sự, mang tính văn phòng
- Tuy nhiên, không để người khác có cảm giác bạn sẽ kéo dài mãi
Nội dung bạn muốn nói:
"Về vấn đề □□, nếu tiến hành mà chưa rõ điều kiện thì sẽ dễ phải quay lại. Chúng tôi muốn xác nhận mục đích, nơi sử dụng, người ra quyết định, thời hạn và phạm vi mà chúng tôi sẽ đảm nhận. Nếu có tài liệu đã chia sẻ trước đây, xin vui lòng kiểm tra trước."
Với cách này, bạn sẽ có được một văn bản thực tế hơn rất nhiều.
Nếu tự mình cố gắng chuyển đổi tại chỗ, bạn sẽ dễ dàng phát ra những lý lẽ sắc bén. Khi qua AI một lần, bạn có thể giữ nguyên tính sắc bén nhưng chỉ truyền đạt những yêu cầu cần thiết.
9. Mẫu email: Trả lời cho yêu cầu không rõ ràng
[Tên người nhận]
Chào bạn.
Về vấn đề [tên vấn đề], để tránh phải làm lại, xin phép xác nhận trước.
Để chúng tôi có thể tiến hành, sẽ thuận tiện hơn nếu bạn cung cấp các thông tin sau:
・Mục đích của lần này
・Địa điểm sử dụng, nơi nộp
・Người ra quyết định cuối cùng
・Thời hạn mong muốn
・Phạm vi chúng tôi có thể hỗ trợ
・Sự khác biệt so với tài liệu hiện có hoặc tài liệu đã chia sẻ trước đó
Nếu bạn đã chia sẻ tài liệu trước đó, xin vui lòng kiểm tra trước, và cho chúng tôi biết phần còn thiếu hoặc khác biệt.
Sau khi nhận được các thông tin trên, chúng tôi sẽ xác nhận khả năng hỗ trợ và cách tiến hành.
Cảm ơn bạn.
Trong văn bản này, tôi không nói "bạn tự tìm hiểu đi".
Nhưng thực tế, tôi đang nói:
- Hãy đưa ra mục đích
- Hãy đưa ra thời hạn
- Hãy đưa ra người ra quyết định
- Hãy xác định phạm vi hỗ trợ
- Hãy xem tài liệu đã chia sẻ trước đó
- Chỉ cần cho biết phần còn thiếu
Đây là cách nói mạnh mẽ.
10. Mẫu email: Khi cùng một câu hỏi được hỏi nhiều lần
[Tên người nhận]
Chào bạn.
Về vấn đề bạn hỏi, thông tin đã được ghi trong trang [số trang] của tài liệu đã chia sẻ trước đó.
Trước tiên, xin vui lòng kiểm tra tài liệu đó, và nếu vẫn còn thắc mắc, xin vui lòng cho biết:
・Điều nào khiến bạn khó hiểu
・Điều bạn muốn xác nhận lần này
Sau đó, chúng tôi sẽ bổ sung thông tin.
Cảm ơn bạn.
Tôi không nói "Tôi đã nói rồi mà".
Nhưng tôi đang trả lại cho người khác chi phí xác minh.
Điều này rất quan trọng.
Bạn không cần phải giải thích lại toàn bộ.
11. Mẫu email: Trả lời cho yêu cầu giao việc một cách trôi nổi
[Tên người nhận]
Chào bạn.
Về nội dung yêu cầu của bạn, để xác định phạm vi hỗ trợ, xin vui lòng cung cấp trước những thông tin sau.
・Sản phẩm cuối cùng bạn muốn tạo ra
・Mục đích sử dụng
・Thời hạn cần thiết
・Phạm vi hỗ trợ của chúng tôi
・Nội dung đã được bạn kiểm tra
・Những điểm cần được xác nhận
Sau khi xác nhận các thông tin trên, chúng tôi sẽ sắp xếp phạm vi hỗ trợ và cách tiến hành.
Cảm ơn bạn.
Văn bản này không trách móc người khác.
Nhưng cũng không nhận yêu cầu giao việc một cách trôi nổi.
Đây chính là cách hành xử tự tin.
12. Dù có nói thế nào, nếu đối phương vẫn khó chịu, thì chỉ còn cách giữ khoảng cách
Tuy nhiên, dù bạn nói lịch sự đến đâu, vẫn có người phòng thủ.
Dù bạn nói "cân bằng nhận thức", họ vẫn tức giận. Dù bạn nói "ngăn ngừa việc phải làm lại", họ vẫn thấy phiền. Dù bạn nói "muốn xác nhận mục đích", họ vẫn coi là bị phủ nhận. Dù bạn nói "xem tài liệu hiện có", họ vẫn thấy không vui.
Trong trường hợp này, vấn đề không chỉ là cách nói.
Bên phía đối phương có cấu trúc sau:
- Không thể thừa nhận rằng mình không biết
- Không muốn tự tìm hiểu
- Không có ý thức rằng đang sử dụng thời gian của người khác
- Thấy phiền khi phải sắp xếp các điều kiện
- Khi bị hỏi, coi như bị tấn công
Khi đã đến mức này, biện pháp không phải là "nói nhẹ hơn", mà là giữ khoảng cách.
Khoảng cách không có nghĩa là bỏ qua.
- Không trả lời ngay bằng lời nói
- Ghi lại bằng email
- Rõ ràng phạm vi hỗ trợ
- Xác nhận thời hạn và mức độ ưu tiên
- Gọi người ra quyết định vào
- Không để bản thân bị cuốn theo vô hạn
- Không lặp lại cùng một lời giải thích nhiều lần
Nếu bạn ném lý lẽ đúng vào cuộc họp của khỉ, khỉ sẽ không tiến hóa.
Chỉ có nước cạn kiệt của bạn mà thôi.
13. Kết luận: Lý lẽ đúng không cần xóa. Chỉ cần chuyển sang email
Có những tình huống trong công việc khiến bạn tức giận.
"Đều là việc của bạn, hãy tự tìm hiểu đi" "Trước khi hỏi, hãy sắp xếp lại tiền đề" "Đừng ném câu hỏi mà không nói rõ mục đích, thời hạn" "Bạn nghĩ thời gian của chúng tôi là gì vậy?"
Đây là những cơn giận khá tự nhiên.
Tuy nhiên, nếu bạn trực tiếp ném ra những lời giận dữ và lý lẽ đúng bằng lời nói, người khác có thể phòng thủ và công việc sẽ không tiến triển.
Vì vậy, không cần xóa bỏ lý lẽ đúng.
Chỉ cần chuyển nó sang email.
Và sau đó, chuyển đổi bằng AI.
Không gửi tức giận nguyên vẹn.
Không bỏ lý lẽ đúng.
Không trách người khác.
Nhưng vẫn truyền đạt được những điều cần thiết như điều kiện, phạm vi, thời hạn, tiền đề.
Đây là kỹ thuật làm việc không kích động sự phòng thủ.
Lý lẽ đúng là mạnh. Nhưng đôi khi trong công việc, bạn cần một cái ống giảm âm.
AI chuyển đổi email là một công cụ rất hữu ích cho cái ống giảm âm đó.
Tóm tắt
- Người có thể nói "Tôi không biết" không phải là vấn đề
- Vấn đề là những người không thừa nhận mình không biết và tức giận, hoặc giao toàn bộ chi phí tìm hiểu cho người khác
- Cơn giận "Bạn nghĩ thời gian của bạn là gì vậy?" là khá tự nhiên
- Tuy nhiên, nếu bạn đưa ra lý lẽ đúng nguyên vẹn, dễ kích hoạt phản ứng phòng thủ
- Truyền đạt như một cách để ngăn ngừa việc phải làm lại, đồng bộ nhận thức và xác nhận phạm vi phản hồi, chứ không phải vì năng lực của người khác
- Tự tin (asertive) không phải là kiên quyết và không nhường nhịn, mà là truyền đạt nhu cầu và ranh giới của bản thân mà không tấn công
- So với việc nói trực tiếp, chuyển văn bản thành email bằng AI sẽ ổn định hơn
- Dù vậy, nếu đối phương vẫn quá khó chịu, thì vấn đề không phải ở cách nói, mà là khoảng cách giữa hai người
