Mở đầu: điều được bảo vệ khi cấm AI có thực sự là năng lực của con người không?
“Dùng AI sẽ làm năng lực suy giảm.”
Khi nói về việc sử dụng AI trong công việc, chúng ta có thể nghe câu như vậy.
Đúng là nếu chỉ sao chép đầu ra của AI mà không suy nghĩ thì rất nguy hiểm.
Nếu dùng mà không kiểm tra lỗi của AI, năng lực phán đoán và kiểm chứng có thể suy yếu.
Chính vì AI có thể tạo ra văn bản nghe rất thuyết phục nên nguy cơ tin quá mức cũng tồn tại.
Nhưng có một câu hỏi khác cần đặt ra.
Thứ thực sự làm năng lực suy giảm là AI sao?
Hay là một nơi làm việc cứ để những công việc chưa được định nghĩa rõ vận hành bằng thiện chí của con người?
Trong thực tế, có những lúc AI lại làm công việc quản trị tốt hơn cả người quản lý.
- Phân rã vấn đề
- Tách phạm vi phụ trách
- Làm rõ ai là người quyết định
- Sắp xếp trình tự thời gian
- Chuyển áp lực nói miệng thành văn bản có thể xem lại
- Chuẩn hóa cách xử lý ngoại lệ
- Tách “biết” khỏi “phải nhận việc đó”
- Tách “đề xuất” khỏi “trách nhiệm triển khai”
- Tách các vấn đề về nghỉ phép, rời vị trí, điện thoại, đào tạo và đánh giá
- Trả nhãn trách nhiệm về đúng chủ thể
Nếu người quản lý không làm được những việc này, việc trao đổi với AI để sắp xếp suy nghĩ có thể còn giống quản trị hơn chính hoạt động quản trị thực tế.
Nếu vậy, “cấm AI” chưa chắc là bảo vệ năng lực.
Ngược lại, nó có thể là một quy tắc giúp che giấu sự thất bại trong quản lý.
Bài viết này sẽ phân tích vấn đề thông qua ba cấu trúc: công việc chưa được định nghĩa, vận hành dựa vào thiện chí và việc rửa trách nhiệm bằng thiện chí.
1. Rất nhiều vấn đề nơi làm việc bắt đầu từ thứ “chưa từng được định nghĩa rõ”
Nhiều rắc rối ở công sở trông giống vấn đề tính cách.
“Người đó lạnh lùng.”
“Người đó không nghe điện thoại.”
“Người đó không hợp tác.”
“Biết vấn đề mà vẫn không giúp.”
Nhưng nếu nhìn theo cấu trúc, vấn đề đầu tiên thường đơn giản hơn nhiều: công việc chưa được định nghĩa rõ.
Không rõ ai phụ trách
Không rõ phải làm đến mức nào
Không rõ ai là người quyết định
Không rõ hạn chót là khi nào
Không rõ khi có ngoại lệ thì trả việc về cho ai
Quy tắc về điện thoại, rời vị trí, đào tạo và nghỉ phép còn mơ hồ
Khi công việc cứ tiếp tục trôi trong trạng thái như vậy, tổ chức sẽ bước sang giai đoạn tiếp theo.
2. Khoảng trống của những thứ chưa được định nghĩa sẽ được lấp bằng thiện chí
Khi hệ thống có khoảng trống, cuối cùng sẽ có ai đó bước vào lấp nó.
Thường là những người có đặc điểm như sau:
- Dễ nói chuyện
- Hành động nhanh
- Ít nổi giận
- Giỏi sắp xếp vấn đề
- Có khả năng xoay xở
- Có thể chuẩn hóa bằng AI hoặc tài liệu
- Có thể phối hợp với bộ phận khác
- Khó làm ngơ khi người khác tìm đến nhờ giúp
Ở giai đoạn này, mọi người xung quanh sẽ cảm ơn.
May mà có bạn
Cảm ơn nhé
Dễ hiểu hơn rồi
Nhanh thật
Đáng tin cậy quá
Nhưng câu chuyện thường không dừng ở đó.
Khoảng trống được lấp bằng thiện chí sẽ dần được chuyển thành “việc của bạn”.
3. Rửa trách nhiệm bằng thiện chí: người từng giúp cuối cùng trở thành người chịu trách nhiệm
“Rửa trách nhiệm bằng thiện chí” là quá trình mà việc hỗ trợ tạm thời, chia sẻ thông tin, chủ động làm trước hoặc xử lý tình huống khẩn cấp dần bị biến thành trách nhiệm chính thức mà không hề có quyết định rõ ràng.
Tình cờ nhìn thấy vấn đề
→ Đã biết thì lẽ ra bạn phải kiểm tra chứ
Trả lời trong phạm vi mình biết
→ Thế là trở thành người “rành nhất” chuyện đó
Chỉ giúp sắp xếp thông tin
→ Thế là thành người chịu trách nhiệm đẩy các bước tiếp theo đi tiếp
Làm tài liệu đào tạo
→ Nhân viên mới không hiểu cũng bị tính là trách nhiệm của bạn
Từng nghe điện thoại một lần
→ Từ lần sau bị xem là đầu mối điện thoại
Chỉ ra một rủi ro
→ Cuối cùng lại bị yêu cầu tự triển khai giải pháp
Mô hình này giải thích được khá nhiều vấn đề ở nơi làm việc.
Trình tự là như sau:
Công việc chưa được định nghĩa
↓
Thiện chí giữ cho mọi thứ tiếp tục vận hành
↓
Thiện chí bị biến thành trách nhiệm
↓
Người có năng lực tiếp tục bị bào mòn
↓
Tổ chức không thay đổi
Điều gì xảy ra nếu đưa AI vào quá trình này?
AI làm cho toàn bộ chuỗi đó trở nên nhìn thấy được.
4. AI phát hiện ra những thứ chưa bao giờ được định nghĩa
AI không phải công cụ toàn năng.
Nhưng nó khá mạnh trong viết, phân rã vấn đề, so sánh và biến vấn đề thành checklist.
Ví dụ, một yêu cầu công việc mơ hồ có thể được AI tách ra như sau:
Đây chỉ là chia sẻ sự thật
Đây là việc cần quyết định
Đây là trách nhiệm liên tục
Đây là việc cần cấp trên phê duyệt
Đây nằm trong phạm vi của bộ phận phụ trách
Đây là vấn đề cơ cấu của bộ phận khác
Đây liên quan đến đánh giá hoặc kỷ luật
Nếu áp dụng cho tất cả mọi người, đây nên là quy tắc bằng văn bản
Nói cách khác, AI biến “bầu không khí mơ hồ” thành cấu trúc.
Một khi đã có cấu trúc, những câu hỏi từng bị che khuất sẽ hiện ra:
Ai quyết định
Ai nhận việc
Làm đến đâu
Hạn là khi nào
Việc gì nên dừng
Việc gì nên trả về đúng tuyến chính thức
Thực ra đây vốn là công việc của người quản lý.
Nhưng ở một tổ chức không làm việc này, AI có thể trông giống nhà quản lý hơn chính nhà quản lý thật sự.
5. “AI làm năng lực suy giảm” đúng một nửa, nhưng quá thô
Rủi ro năng lực suy giảm do dùng AI sai cách là có thật.
Những cách dùng sau đặc biệt nguy hiểm:
Tin nguyên đầu ra của AI
Không kiểm tra căn cứ
Không tự đưa ra phán đoán
Lần nào cũng giao hết cho AI
Không kiểm chứng lỗi
Dù ngoài chuyên môn vẫn quyết định chỉ dựa vào AI
Đó là nguy hiểm.
Có thể xảy ra việc quá tin AI, thiên kiến tự động hóa và suy giảm năng lực kiểm chứng.
Nhưng điểm quan trọng không phải là có dùng AI hay không.
Mà là dùng AI như thế nào.
Nếu dùng AI như “máy đưa đáp án”, năng lực phán đoán có thể giảm.
Nhưng nếu dùng AI như “công cụ sắp xếp câu hỏi”, “công cụ tách luận điểm” hoặc “đối tác trao đổi trước khi quyết định”, năng lực thậm chí có thể tăng lên.
6. Năng lực có thể suy yếu vì AI và năng lực có thể phát triển nhờ AI
6-1. Những năng lực dễ suy yếu khi dùng AI sai cách
Học thuộc lòng
Tự viết câu chữ mẫu từ con số 0
Tạo ra nhiều văn bản mà không suy nghĩ
Thói quen dùng đầu ra AI mà không nghi ngờ
Thói quen chấp nhận mà không tự kiểm chứng
Nếu dùng sai, những năng lực này có thể yếu đi.
6-2. Những năng lực có thể phát triển nhờ AI
Khả năng đặt câu hỏi
Khả năng tách luận điểm
Khả năng cấu trúc hóa
Khả năng kiểm tra tiền đề
Khả năng sắp xếp dòng thời gian
Khả năng cắt ranh giới trách nhiệm
Khả năng dự đoán phản biện
Khả năng tạo mẫu
Khả năng chuẩn hóa
Khả năng diễn đạt quyết định của mình bằng lời
Trong công việc thực tế, những năng lực này mới là quan trọng.
Điều làm con người bị bào mòn ở nơi làm việc không phải là không thể tự viết văn bản từ đầu.
Mà là trách nhiệm cứ chảy sang mình trong khi phạm vi chưa bao giờ được định nghĩa.
AI có thể trở thành một bộ nhớ bên ngoài giúp phát hiện sự mơ hồ này.
7. Thứ được bảo vệ bởi lệnh cấm AI có thể không phải năng lực, mà là “sự mơ hồ”
Các lý do để cấm AI thường là:
Sẽ không tự suy nghĩ nữa
Năng lực sẽ giảm
Sẽ quen với việc nhàn
Sẽ phụ thuộc
Nhưng thực tế cũng có chiều ngược lại.
Khi cấm AI, những thứ sau có thể tiếp tục được giữ nguyên:
Chỉ đạo chỉ bằng lời nói
Phạm vi trách nhiệm mơ hồ
Quyết định của cấp trên chưa được hệ thống hóa
Kéo người khác vào việc qua điện thoại
Lấp khoảng trống bằng thiện chí
Đào tạo không được tài liệu hóa
Phụ thuộc cá nhân
Nhận xét đánh giá rỗng tuếch
Đổ trách nhiệm về sau
Nói cách khác, cấm AI có thể không phải là “bảo vệ năng lực con người”, mà là bảo vệ sự mơ hồ của phía quản lý.
Khi nhân viên dùng AI, họ có thể bắt đầu nhận ra:
Đây không phải việc của tôi
Đây là quyết định của cấp trên
Nếu là quy tắc áp dụng cho tất cả mọi người thì nên viết thành văn bản
Nếu liên quan đến đánh giá hoặc kỷ luật thì cần căn cứ
Ở đây đang trộn lẫn việc tư vấn với việc chịu trách nhiệm
Đây là rửa trách nhiệm bằng thiện chí
Với những người không muốn các điều này bị nhìn thấy, AI dễ trở thành thứ họ muốn cấm.
Bởi vì AI không phải công cụ nổi loạn, mà là công cụ làm sự mơ hồ trở nên nhìn thấy được.
8. Những lúc AI quản trị tốt hơn cả người quản lý
Về nguyên tắc, quản trị là công việc như sau:
Định nghĩa mục tiêu
Xác định ưu tiên
Quyết định việc gì làm và việc gì không làm
Làm rõ phạm vi phụ trách
Chỉ định người ra quyết định
Xác định thời hạn
Tạo đủ năng lực xử lý công việc
Biến thành hệ thống
Chuẩn hóa
Ngăn con người kiệt sức
Nhưng nếu không làm những điều này mà chỉ nói:
Nghe điện thoại đi
Đừng rời chỗ
Hãy nghĩ là mọi người đang cần bạn
Đó là bỏ việc
Việc này ảnh hưởng đánh giá đấy
Mọi người đang khổ vì chuyện này
Làm gì đó đi
thì đó không phải quản trị.
Trong khi đó, việc trao đổi với AI để sắp xếp suy nghĩ có thể nói:
Đây là một vấn đề khác
Hãy tách phạm vi phụ trách
Hãy xác nhận ai là người quyết định
Hãy sắp xếp dòng thời gian
Hãy để lại bằng văn bản
Nếu là quy tắc cho mọi người, hãy văn bản hóa
Hãy tách việc xử lý liên tục khỏi hỗ trợ tạm thời
Hãy xác nhận phạm vi trước khi nhận trách nhiệm
Nếu làm được vậy thì ít nhất ở góc độ thực tế, AI đang làm công việc quản trị tốt hơn.
9. Người quản lý không giảm được việc và AI ít nhất có thể đề xuất cách giảm việc
Điều thực sự quan trọng ở nơi làm việc không phải là tăng việc.
Mà là giảm việc.
Việc này dừng
Việc này chuyển thành mỗi tháng một lần
Việc này trả về bộ phận phụ trách
Việc này chuyển sang chat
Việc này làm thành mẫu
Việc này dừng cho đến khi xác định được người quyết định
Đây là cuộc gọi bán hàng nên không cần chuyển tiếp
Việc này chuyển thành tài liệu đào tạo
Nếu không làm được, con người sẽ bị bào mòn.
Khi người quản lý không thể giảm việc, AI ít nhất còn có thể đề xuất cách giảm.
AI có thể đưa ra:
Ưu tiên
Điều kiện dừng
Điều kiện ủy quyền
Điều kiện chuyển cấp
Tạo mẫu
Chuẩn hóa
Tạo FAQ
Tạo checklist
Tất nhiên, quyết định cuối cùng nên thuộc về con người.
Nhưng có những tình huống mà AI đưa ra được lựa chọn giúp công việc tiến lên tốt hơn một người quản lý không đưa ra lựa chọn nào.
10. “Tín ngưỡng lao động thủ công” do lệnh cấm AI tạo ra
Ở nơi làm việc cấm AI, thao tác thủ công rất dễ được biến thành một thứ đạo đức.
Tự nghĩ đi
Tự viết đi
Tự tìm đi
Đừng tìm đường dễ
Đừng dựa vào AI
Nhưng câu hỏi cần đặt ra thật sự không nằm ở đó.
Công việc thủ công đó có tạo giá trị không
Có đang lặp lại đúng cùng một việc mỗi lần không
Không thể chuẩn hóa sao
Không thể tạo mẫu sao
Phần nào thực sự cần con người phán đoán
Không thể để AI soạn nháp rồi con người kiểm tra sao
Lao động thủ công không phải bằng chứng của năng lực.
Đôi khi nó chỉ là công việc phụ thuộc cá nhân và khó tái lập.
Năng lực không phải là tiếp tục làm thủ công.
Năng lực là khả năng biến công việc thành hệ thống.
11. Ranh giới đúng khi sử dụng AI
Dùng AI không có nghĩa là không cần giới hạn.
Đặc biệt trong công việc, cần có những ranh giới sau.
11-1. Những việc có thể giao AI hỗ trợ
Sắp xếp luận điểm
Soạn nháp văn bản
Tạo checklist
Chuẩn bị hỏi đáp dự kiến
Sắp xếp dòng thời gian
Điều chỉnh cách diễn đạt
Tạo khung tài liệu tiêu chuẩn
Liệt kê rủi ro
Tạo bảng so sánh
11-2. Những việc con người nên giữ quyền kiểm soát
Quyết định cuối cùng
Xử lý thông tin mật
Quyết định đánh giá hoặc kỷ luật
Quản lý dữ liệu cá nhân
Phán đoán pháp lý
Sự cân nhắc giữa người với người
Xác minh sự thật tại hiện trường
Quyết định chính sách của công ty
Nói cách khác, hãy đặt AI ở vai trò “người sắp xếp” chứ không phải “người quyết định”.
Nếu làm được như vậy, AI không còn là công cụ lấy mất năng lực, mà trở thành công cụ ngoại hóa và mở rộng năng lực.
12. Thay vì cấm AI, nên xây dựng quy tắc vận hành AI
Thay vì cấm AI, nên xây dựng quy tắc sử dụng.
Ví dụ:
Không nhập thông tin mật hoặc dữ liệu cá nhân
Quyết định cuối cùng do con người thực hiện
Kiểm tra căn cứ của đầu ra AI
Văn bản đối ngoại phải được con người kiểm tra
Không dùng AI để quyết định đánh giá, kỷ luật hoặc pháp lý
Có thể dùng để soạn nháp, sắp xếp luận điểm và tạo checklist
Khi cần, bố trí người kiểm tra việc sử dụng
Như vậy là đủ.
Cấm AI thì dễ.
Nhưng một lệnh cấm đơn giản không phát triển năng lực làm việc thực tế.
Thực tế hơn là đào tạo năng lực dùng AI, nghi ngờ AI, sửa AI và tự mình quyết định.
13. Cách đáp lại khi bị nói “dùng AI sẽ làm năng lực giảm”
13-1. Cách trả lời nhẹ nhàng
Tôi không định giao quyết định cuối cùng cho AI, mà dùng nó để sắp xếp luận điểm, soạn nháp và tạo checklist.
Tôi nghĩ cách này giúp giảm bỏ sót và giảm phụ thuộc vào một cá nhân.
13-2. Khi người khác lo năng lực suy giảm
Tôi cũng nghĩ việc dùng nguyên đầu ra của AI mà không kiểm tra là nguy hiểm.
Nhưng nếu dùng nó để sắp xếp luận điểm hoặc chuẩn bị tình huống, rồi con người kiểm tra và quyết định, thì nó có thể hỗ trợ khả năng suy nghĩ tốt hơn.
13-3. Khi bị cấm
Tôi hiểu.
Trong trường hợp đó, với giả định không dùng AI, xin hãy điều chỉnh thời gian làm việc, thời gian kiểm tra và thứ tự ưu tiên tương ứng.
Điểm này rất quan trọng.
Nếu cấm AI thì phải ước tính cả phần công sức tăng thêm do lệnh cấm.
Cấm AI nhưng vẫn đòi tốc độ và chất lượng như khi có AI chỉ đơn giản là một yêu cầu bất khả thi.
14. Cách bảo vệ bản thân ở nơi làm việc cấm AI
Điều quan trọng ở nơi làm việc cấm AI là đặt ranh giới như sau:
Nếu không dùng AI, tốc độ sẽ giảm
Nếu không dùng AI, chi phí chuẩn hóa sẽ tăng
Nếu không dùng AI, cần thêm thời gian để tránh bỏ sót khi kiểm tra
Nếu không dùng AI, việc tạo mẫu sẽ tốn thêm công sức
Nếu không dùng AI, cần điều chỉnh ưu tiên tương ứng với khối lượng tăng thêm
Công ty có quyền quyết định cấm.
Nhưng không nên bắt một cá nhân phải hấp thụ toàn bộ lượng công việc tăng thêm do lệnh cấm.
Có thể nói ra bên ngoài như sau:
Nếu xử lý với điều kiện không sử dụng AI, thời gian làm việc sẽ tăng, vì vậy xin hãy điều chỉnh thứ tự ưu tiên và thời hạn.
Để tránh bỏ sót khi kiểm tra, nếu thực hiện không dùng AI thì tôi sẽ cần dành thêm thời gian cho bước kiểm tra.
Nếu xây dựng tài liệu chuẩn hóa mà không dùng AI, công sức tạo tài liệu sẽ tăng, vì vậy xin phép thu hẹp phạm vi đối tượng.
Cấm AI không có nghĩa là không có chi phí.
15. Thứ thực sự suy giảm có thể là việc không có “năng lực sử dụng AI”
Trong tương lai, điều quan trọng trong công việc không phải là ý chí cố không dùng AI.
Điều quan trọng là những năng lực sau:
Biết nên hỏi AI điều gì
Biết điều gì không nên hỏi AI
Biết nghi ngờ đầu ra AI như thế nào
Biết phần nào con người cần kiểm tra
Biết phần nào nên chuẩn hóa
Biết lúc nào phải dừng
Biết cách biến vấn đề thành văn bản
Biết cách cắt phạm vi trách nhiệm
Nói cách khác, năng lực trong thời đại AI không phải là năng lực làm theo AI.
Mà là năng lực dùng AI như trợ lý, đối tác trao đổi hoặc bộ nhớ ngoài, rồi cuối cùng con người tự đưa ra quyết định.
Nếu cấm AI, năng lực này sẽ không phát triển.
Kết quả là giữa nơi làm việc có AI và nơi làm việc cấm AI sẽ xuất hiện chênh lệch về tốc độ xử lý công việc, tốc độ chuẩn hóa và tốc độ phát hiện vấn đề.
16. Kết luận: cấm AI có thể không phải bảo vệ năng lực, mà là bảo vệ những thứ chưa được định nghĩa
Lo ngại rằng dùng AI sẽ làm năng lực suy giảm có một phần đúng.
Nếu giao hết cho AI, năng lực kiểm chứng và phán đoán có thể suy giảm.
Nếu quá tin AI, ta có thể không còn nhìn ra lỗi.
Nếu dùng nguyên đầu ra AI, sẽ có những tình huống nguy hiểm.
Nhưng điều đó không có nghĩa cấm AI là đáp án đúng.
Cấm AI cũng không làm năng lực quản trị tốt hơn.
Cấm AI cũng không làm phạm vi trách nhiệm được định nghĩa rõ hơn.
Cấm AI cũng không làm quy tắc điện thoại được sắp xếp tử tế.
Cấm AI cũng không làm hệ thống đánh giá trở nên hợp lý.
Cấm AI cũng không giúp người quản lý đang phải gánh mọi thứ khỏi kiệt sức.
Cấm AI cũng không dừng việc rửa trách nhiệm bằng thiện chí.
Ngược lại, AI có thể làm cấu trúc mơ hồ của nơi làm việc trở nên nhìn thấy được.
Biết
nhưng không nhất thiết phải nhận
Nhìn thấy
nhưng không nhất thiết phải gánh
Đề xuất
nhưng người có thẩm quyền mới là người quyết định
Không nhận việc về mình
Không bỏ mặc
Trả việc về đúng tuyến chính thức
Có thể diễn đạt những ranh giới như vậy thành lời.
Vì vậy, kết luận của bài viết là:
Thứ AI làm suy yếu có thể không phải năng lực, mà là thứ “ma thuật đen” dùng sự mơ hồ để khiến con người hành động.
Thứ được lệnh cấm AI bảo vệ có thể không phải năng lực con người, mà là công việc chưa được định nghĩa, vận hành dựa vào thiện chí và việc rửa trách nhiệm bằng thiện chí.
Điều thực sự cần không phải là cấm AI, mà là định nghĩa rõ phạm vi nào dùng AI, phạm vi nào không dùng và phạm vi nào phải do con người phán đoán.
Trước khi cấm AI, hãy định nghĩa công việc cho rõ trước.
