Sebuah sertifikat pajak Jepang diajukan melalui e-Tax.
Balasan yang muncul pada dasarnya berbunyi:
“Tidak dapat diterbitkan. Untuk detail, silakan hubungi kantor pajak tempat permohonan diajukan.”
Baik. Kalau begitu, tampilkan juga nomor atau tautan kontaknya di layar yang sama.
Layar mampu menampilkan identitas pengguna, nomor penerimaan, waktu penerimaan, bahkan kantor pajak yang bertanggung jawab. Namun dua informasi yang paling dibutuhkan setelah terjadi kegagalan justru tidak ada: mengapa gagal dan bagaimana menghubungi kantor tersebut.
Akhirnya kontak harus dicari sendiri.
Setelah menelepon, penyebabnya ternyata bukan kesalahan permohonan. Kantor pajak menjelaskan bahwa pemrosesan gagal karena kesalahan di sisi sistem.
1. Dokumen apa yang sedang diminta?
Dokumennya adalah sertifikat pajak tipe 3-2 untuk individu.
Sertifikat ini membuktikan bahwa tidak ada tunggakan untuk pajak penghasilan dan pajak khusus rekonstruksi, serta pajak konsumsi dan pajak konsumsi daerah.
Ini bukan permintaan untuk menghitung ulang pajak yang rumit.
Intinya hanya meminta pemerintah menyatakan secara resmi bahwa tidak ada tunggakan pada jenis pajak tersebut.
Namun hasil daring hanya mengatakan “tidak dapat diterbitkan”.
Tanpa alasan, pengguna wajar mulai mencurigai dirinya sendiri:
Apakah formulir salah? Apakah ada tunggakan? Apakah dokumen kurang? Apakah saya tidak memenuhi syarat?
Dalam kasus ini, tidak.
Kantor pajak menjelaskan melalui telepon bahwa kesalahan sistem membuat permohonan tidak dapat diproses dan memicu notifikasi gagal.
Sistem yang jatuh, pengguna yang mulai memeriksa dirinya sendiri.
2. Waktunya juga menarik: tepat setelah migrasi besar sistem pajak nasional
Ada konteks resmi yang penting.
Badan Pajak Nasional Jepang menyatakan bahwa sistem pajak nasional diganti pada 24 September 2026.
Pada hari yang sama, badan tersebut mengumumkan adanya masalah pada sistem yang dibutuhkan untuk layanan di loket kantor pajak. Penerimaan uang tunai dan penerbitan sertifikat pajak termasuk layanan yang mengalami keterlambatan. Pengumuman itu juga menyebutkan bahwa sertifikat tidak dapat langsung diterbitkan meskipun permohonan dilakukan melalui e-Tax, dan penerbitan sertifikat pajak elektronik untuk sementara dihentikan.
Pada 25 September, sebagian fungsi e-Tax tidak dapat digunakan.
Pada 28 September, ada pengumuman lain mengenai cacat perangkat lunak: pembaruan e-Tax yang dirilis pada 24 September tidak dikenali dengan benar dan harus diperbaiki.
Informasi publik tidak cukup untuk menyatakan bahwa semua insiden tersebut memiliki akar teknis yang persis sama dengan kegagalan permohonan ini.
Namun konteksnya jelas: permohonan terjadi tepat setelah migrasi besar, ketika badan pajak sendiri sedang mengumumkan beberapa masalah operasional.
Pada pemeriksaan tanggal 29 September, pemberitahuan keterlambatan layanan loket masih tampil sebagai pengumuman darurat di halaman utama e-Tax.
Menariknya, petugas mengatakan lewat telepon bahwa loket fisik saat itu tidak terlalu ramai. Server antre, manusia tidak terlalu.
3. Jalur tercepat akhirnya menjadi: datang langsung ke kantor pajak
Setelah penyebab dikonfirmasi lewat telepon, solusinya sederhana: jika sertifikat masih diperlukan, datang ke kantor pajak yang berwenang.
Untuk kasus khusus ini, petugas menyarankan membawa:
- SIM untuk verifikasi identitas;
- meterai pendapatan senilai 400 yen untuk satu lembar.
Petugas juga menyarankan membeli meterai 400 yen terlebih dahulu di kantor pos atau tempat penjualan agar proses di lokasi lebih praktis.
Proses daring yang dimulai agar tidak perlu datang ke kantor akhirnya berakhir dengan strategi pemulihan paling klasik: identitas, kertas, dan loket.
Kadang sistem cadangan paling stabil adalah gedung yang di dalamnya ada manusia.
3.1. Lalu saat benar-benar datang, ternyata langsung menjadi antrean pertama
Ketika tiba di kantor pajak, tidak ada orang lain yang menunggu di depan loket. Antreannya benar-benar nol orang.
Karena ada pengumuman resmi mengenai keterlambatan layanan loket setelah migrasi sistem besar, sebelumnya wajar jika memperkirakan akan menunggu. Namun setidaknya pada saat tiba, tidak ada antrean dan prosesnya terlihat akan selesai jauh lebih cepat daripada perkiraan.
Jalur online sebelumnya memerlukan pemberitahuan kegagalan, pencarian informasi kontak, dan panggilan telepon. Sebaliknya, jalur fisik bisa langsung menuju loket. Untuk sekali ini, antrean manusia lebih pendek daripada antrean digital.
Dalam kasus ini, sertifikat tersebut digunakan untuk verifikasi bisnis Meta. Pada kolom tujuan penggunaan, cukup dijelaskan secara konkret bahwa dokumen akan diserahkan kepada Meta untuk verifikasi bisnis atau pihak pengelola.
4. Jangan menganggap “SIM + 400 yen” sebagai aturan nasional
Instruksi individual dan aturan umum harus dibedakan.
Saran membawa SIM dan meterai pendapatan 400 yen diberikan untuk kasus ini.
Untuk permohonan kertas secara umum di loket, Badan Pajak Nasional mencantumkan:
- formulir permohonan sertifikat yang sudah diisi;
- biaya dalam bentuk uang tunai atau meterai pendapatan;
- kartu My Number;
- jika tidak memiliki kartu, dokumen identitas dan dokumen konfirmasi nomor;
- surat kuasa jika diajukan oleh perwakilan.
Jadi jangan menyebarkan kesimpulan bahwa “SIM saja cukup di mana pun”.
Karena permohonan e-Tax sudah ada dan kantor telah memeriksa kasusnya, petugas mungkin dapat memberikan instruksi yang lebih sederhana untuk situasi tersebut.
Konfirmasikan kebutuhan dokumen kepada kantor pajak yang akan menerbitkan sertifikat sebelum berangkat.
5. Mengapa 400 yen dan 370 yen sama-sama benar
Biayanya memang membingungkan.
Menurut panduan resmi saat ini untuk sertifikat tipe 3 dan 4, termasuk 3-2 dan 3-3:
- permohonan melalui e-Tax: 370 yen per lembar kertas;
- permohonan baru secara tertulis langsung di loket: 400 yen per lembar.
Jadi mengingat hanya “tipe 3-2 itu 400 yen” tidak lengkap. Mengingat hanya “370 yen” juga tidak lengkap.
Harga bergantung pada jalur permohonan.
Jika jalur daring gagal lalu diganti dengan permohonan kertas baru di loket, biaya yang relevan adalah 400 yen per lembar.
Jika menggunakan meterai pendapatan, jangan membatalkan atau memberi cap sendiri. Badan Pajak Nasional menyatakan bahwa meterai yang sudah dibatalkan tidak berlaku.
Jangan terlalu rajin sampai kertas senilai 400 yen berubah menjadi kertas tanpa nilai.
6. Bagian paling buruk bukan gangguannya, tetapi pesan kesalahannya
Sistem bisa gagal. Migrasi besar juga bisa gagal.
Pertanyaan desain yang penting adalah apa yang diberitahukan kepada pengguna setelah kegagalan.
Paling tidak, layar seharusnya menampilkan:
- Kategori penyebab: masalah data permohonan atau masalah pemrosesan sistem.
- Tindakan berikutnya: kirim ulang, tunggu, telepon, atau gunakan loket.
- Kontak: jika sistem tahu kantor yang bertanggung jawab, tampilkan juga nomor atau tautan kontak.
- Tautan ke informasi gangguan terkini jika ada.
Sebaliknya, pengalaman yang ada kurang lebih berbunyi:
“Gagal. Alasannya tidak kami jelaskan di sini. Silakan selidiki lewat telepon.”
Itu mengubah gangguan backend menjadi pekerjaan manual pengguna.
7. Apa yang sebaiknya dilakukan jika melihat pesan serupa
Jangan langsung menganggap Anda salah mengisi.
Hubungi kantor pajak yang ditampilkan pada pemberitahuan dan siapkan informasi penerimaan dari e-Tax agar petugas dapat menemukan kasusnya.
Jika kantor mengonfirmasi kesalahan sistem, mengirim ulang permohonan yang sama berkali-kali mungkin kurang efektif dibanding berpindah ke jalur loket.
Sebelum datang, konfirmasikan dokumen yang harus dibawa. Aturan umum untuk permohonan kertas mencakup formulir, biaya, serta dokumen My Number dan identitas yang sesuai.
Untuk permohonan kertas baru sertifikat tipe 3, biayanya 400 yen per lembar.
Jika disarankan membeli meterai terlebih dahulu, bawa dalam keadaan belum dibatalkan.
Setelah pemeliharaan besar atau migrasi, periksa juga pengumuman gangguan terbaru dari Badan Pajak Nasional.
8. Kesimpulan: kegagalan bisa terjadi; “hubungi kami” tanpa kontak tidak perlu terjadi
Urutannya adalah:
permohonan daring; notifikasi tidak dapat diterbitkan; tanpa alasan; mencari kontak sendiri; menelepon; “ini kesalahan sistem”; beralih ke loket; menyiapkan identitas dan biaya; datang secara fisik.
Solusi sebenarnya bukan mengisi ulang formulir. Solusinya satu panggilan telepon.
Dan kasus ini terjadi pada saat badan pajak sendiri mengakui masalah setelah penggantian sistem besar serta keterlambatan penerbitan sertifikat.
Kesimpulannya bukan “jangan gunakan e-Tax”. Dalam kondisi normal, jalur daring lebih nyaman dan lebih murah.
Kesimpulannya jauh lebih sederhana:
jika sistem sudah tahu kantor mana yang menangani permohonan, tampilkan cara menghubunginya; jika masalah ada di sistem, katakan bahwa masalah ada di sistem.
Kalau layar muat nomor penerimaan yang panjang, layar juga muat nomor telepon.
Sumber resmi
- Badan Pajak Nasional Jepang: prosedur permohonan sertifikat
https://www.nta.go.jp/taxes/nozei/nozei-shomei/01.htm - e-Tax: permohonan sertifikat pajak
https://www.e-tax.nta.go.jp/tetsuzuki/shomei_index.htm - Badan Pajak Nasional: keterlambatan layanan loket
https://www.nta.go.jp/files/000041014.pdf - e-Tax: sebagian fungsi tidak dapat digunakan
https://www.e-tax.nta.go.jp/topics/2026/topics_20260925_mentenansu.htm - e-Tax: cacat perangkat lunak dan perbaikan
https://www.e-tax.nta.go.jp/topics/2026/topics_20260928_e-taxsoft.htm - Badan Pajak Nasional: penggantian sistem pajak nasional
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/sodan/system.htm
Catatan editorial
Identitas pribadi, nomor penerimaan, kantor pajak spesifik, alamat, nomor telepon, dan nama telah dihapus. Informasi bahwa kasus ini merupakan kesalahan sistem berasal dari konfirmasi langsung melalui telepon dengan kantor pajak. Artikel tidak menyatakan bahwa semua gangguan resmi pada periode yang sama memiliki akar teknis yang identik. Instruksi individual dan persyaratan umum resmi dibedakan.
